كيفية تصدير البيانات من Excel لعمل ملصقات

تطورت مجموعة برامج Microsoft Office بشكل ملحوظ منذ طرحها لأول مرة في عام 1990. تتفاعل حزم البرامج الشائعة مثل Excel و Word بسلاسة مع بعضها البعض ، مما يفتح مجموعة واسعة من المهام والوظائف التي كان من الصعب إنجازها في السابق.

على الرغم من أن Excel يعتبر أساسًا أداة لإدارة قاعدة البيانات وجداول البيانات ، يمكن أيضًا استخدام حزمة البرامج هذه في مهام إضافية ، بما في ذلك إنشاء ملصقات بريدية. يمكنك استخدام ميزة دمج المراسلات داخل Microsoft Word لاستيراد البيانات إلى Excel التي يمكن تحويلها إلى ملصقات بريدية. يتطلب إكمال هذه العملية بضع خطوات ، ولكن يمكن إنجازها بواسطة أفراد من جميع الكفاءات ومستويات المهارات التكنولوجية.

نصيحة

ال دمج المراسلات الميزة المضمنة في Microsoft Word تجعل من السهل نسبيًا دمج البيانات التي تحتاجها لبدء عمل ملصقات بريدية. ومع ذلك ، قبل أن يتم دمج هذه البيانات في Excel ، يجب عليك تنسيق الجدول والخلايا في بيئة Excel لمطابقة إطار العمل المحدد لعملية دمج المراسلات في Word.

للبدء ، أنشئ عناوين الأعمدة وقم بتسميتها لتعكس البيانات التي سيتم استيرادها من Word. ستشمل هذه الملصقات التالية (أو ما شابه):

• الاسم الاول
• اسم العائلة
• تبوك
• مدينة

ضع في اعتبارك أن هذه التسميات ستحل محل الأعمدة الأساسية من 1 إلى 4 عناوين قيد الاستخدام بالفعل. من المهم أيضًا ملاحظة أنك بحاجة إلى استخدام عمود منفصل لكل نقطة من نقاط البيانات هذه. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى بعض المشاكل التنظيمية في مرحلة لاحقة من العملية.

في هذه المرحلة من الإعداد ، تأكد من عدم وجود صفوف وأعمدة فارغة في مساحة العمل الخاصة بك. أثناء عملية إنشاء الملصق ، يمكن أن تؤدي هذه المناطق الفارغة إلى حدوث أخطاء في التنسيق وإيقاف عمل جميع ملصقاتك.

بعد تنسيق مساحة العمل بشكل صحيح ، فإن الخطوة التالية في العملية هي تحديد موقع قائمة العناوين التي ستستخدمها. يمكنك تحقيق ذلك من خلال تحديد اسم القائمة بوضوح. للقيام بذلك ، حدد قائمة العناوين الكاملة التي ستستخدمها ، مع التأكد من تضمين جميع الخلايا التي تحتوي على رؤوس. بعد القيام بذلك ، افتح ملف الصيغ علامة التبويب ، والعثور على الأسماء المعرفة المجموعة وحدد تحديد الاسم اختيار.

بمجرد الانتهاء من ذلك ، اكتب اسمًا مخصصًا لقائمة العناوين. هذا الاسم الخاص متروك لتقديرك. إذا كنت تدير قوائم عناوين متعددة ، فاختر شيئًا مرتبطًا بالأسماء المحددة في القائمة والوظيفة المقصودة. بعد الضغط موافق، يتم إرفاق الاسم الجديد للقائمة.

قبل أن تتمكن من طباعة الملصقات من Excel ، تأكد من دمج جميع معلومات العنوان بنجاح. للقيام بذلك ، أكمل السلسلة التالية من الخطوات داخل Microsoft Word. افتح مستندًا فارغًا وانتقل إلى ملف المراسلات التبويب. أعثر على بدء دمج المراسلات المجموعة وحدد بدء دمج المراسلات التبويب.

ضمن القائمة المنسدلة التي تظهر ، حدد ملف ملصقات الزر وقم بتكوين خيارات التسمية المختلفة المتاحة لمطابقة الإعداد الخاص بك. على سبيل المثال ، يمكنك تحديد نوع الطابعة المحدد الذي ستستخدمه وتحديد بائع الملصق ورقم المنتج. يمكن أن تكون هذه المعلومات مفيدة بشكل خاص في حالة التعاون مع ملف الجهة الخارجية التي يمكنها استخدام هذه البيانات لإنشاء إطار عمل الطباعة المناسب بسرعة مستندات.

أحد العناصر المهمة في هذه الخطوة هو تحديد الأبعاد المناسبة لأوراق الملصقات. في ال رقم المنتج مربع ، حدد تفاصيل الخيار وتأكد من أن الأبعاد المدرجة تتطابق مع التسميات وأوراق الملصقات. إذا لم يفعلوا ذلك ، فقم بتصحيح هذه المعلومات قبل متابعة العملية. قد يؤدي عدم القيام بذلك إلى طباعة ملصقاتك النهائية بشكل غير صحيح.

إذا أدخلت الأبعاد الخاصة بك وقمت بحفظها ، فستظهر معلمات التسمية المحددة في ملف أخرى / مخصص فئة داخل هذه النافذة. الآن بعد أن حددت معلمات الملصق المناسبة ، اضغط على موافق لتأكيد اختياراتك. يجب أن يقوم Microsoft Word تلقائيًا بإنشاء جدول جديد يقوم بإنشاء التخطيط الذي وصفته.

الآن وقد تم إنشاء الأطر المناسبة في كل من Word و Excel ، فهذا هو الوقت المناسب لبدء الدمج. للقيام بذلك ، عليك أولاً إنشاء اتصال بين التسميات الخاصة بك وقائمة العناوين التي قمت بإنشائها وتسميتها في الخطوات السابقة. ضمن Word ، حدد خيارات من ملف القائمة واختيار متقدم التبويب. ابحث عن القسم المسمى عام واختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف علىافتح وتحقق من المربع المتاح. ثم اضغط موافق لاستكمال.

بعد ذلك ، حدد ملف المراسلات علامة التبويب ، افتح ملف بدء دمج المراسلات المجموعة ، وانقر فوق حدد المستلمون الخيار من القائمة المنسدلة. أخيرًا ، انقر فوق استخدم القائمة الموجودة لمواصلة العملية.

تظهر نافذة تحدد فيها القائمة المحددة التي تخطط لاستخدامها كجزء من الدمج. في هذه المرحلة ، خذ الوقت الكافي لتحديد موقع القائمة التي قمت بتسميتها سابقًا ثم انقر فوق حدد مصدر البيانات صندوق. يتم تقديمك مع نافذة تقوم فيها بتأكيد مصدر البيانات المحدد الذي تستخدمه. بعد النقر فوق ملف عرض الكل مربع ، حدد أوراق عمل MS Excel عبر DD الخيار في فتح مصدر البيانات مربع قبل الضغط عليه موافق.

كخطوة أخيرة ، حدد النطاق المحدد من الخلايا و / أو ورقة العمل التي تعرض جميع البيانات التي تريد دمجها من مربع الحوار الذي يظهر. ثم اضغط موافق.

الآن وقد تم تحديد ورقة العمل التي تحتوي على معلومات العنوان وربطها بالتسميات ، أضف عناصر نائبة محددة تحدد كيفية ظهور كل عنوان على الملصق. هذه العناصر النائبة المحددة يشار إليها أيضًا باسم حقول دمج المراسلات. إذا كان هناك أي نص سيتكرر على كل تسمية ، فيمكنك أيضًا إدخاله يدويًا.

السبب وراء إنشاء هذه العناصر النائبة مهم. ستعمل هذه المعلومات المحددة على تصميم عملية نقل البيانات من قائمة العناوين إلى الجدول. تعمل العناصر النائبة كدليل ، وتقسيم المعلومات ووضع كل عنصر في المكان الذي ينتمي إليه في إطار عمل التسميات ككل.

بعد إنشاء العناصر النائبة ، تحقق جيدًا للتأكد من أن Word قد قام بتعيين كل عنصر من العنصر النائب بشكل صحيح إلى البيانات المقابلة من القائمة. يمكن تحقيق ذلك باستخدام ملف تطابق الحقول مربع حوار. هنا ، يمكن للمستخدمين تحديد كيفية ارتباط كل عنصر نائب بالبيانات المشتقة من قائمة العناوين. على سبيل المثال ، يمكنك مطابقة الاسم الاول العنصر النائب ل الاسم الاول عمود داخل قائمة العناوين ، مما يضمن أن هذه البيانات تجد طريقها إلى الموقع المناسب على الملصق.

ضع في اعتبارك أن بعض المحتوى ، مثل الترحيب أو الشعار ، يجب أن تضيفه يدويًا بواسطتك لأنه ليس في الأصل جزءًا من قائمة العناوين. يمكن تحقيق ذلك بسهولة نسبية. ما عليك سوى كتابة النص المحدد الذي ترغب في استخدامه على الملصق أو إضافة الصورة التي تريد تضمينها كشعار أو رمز وسائط آخر.

خذ الوقت اللازم للتأكد من أن الملصق الخاص بك مصمم بدقة بالطريقة التي تريدها قبل بدء الدمج الفعلي. سيضمن ذلك عدم إجبارك على مراجعة أي محتوى مرة أخرى إذا نسيت بطريق الخطأ تضمين البيانات الرئيسية أو كنت ترغب في إعادة تصميم التسمية.

بعد تأكيد شكل وأسلوب التسمية والتحقق مرة أخرى من دقة العناصر النائبة وعلاقتها بالبيانات من قائمة العناوين ، يمكنك المتابعة.

لبدء الدمج ، افتح ملف مسكن في Microsoft Word واضغط على دمج المراسلات زر. إذا كنت تخطط حاليًا فقط لدمج جهات اتصال محددة من قائمة العناوين الأكبر ، فيمكنك تحديدها هنا. ومع ذلك ، إذا كنت تريد دمج القائمة بأكملها ، فاضغط على كافة جهات الاتصال في العرض الحالي. إذا كنت مستعدًا لاستخدام كافة العناصر النائبة والحقول التي قمت بتصميمها للتسمية ، فانقر فوق جميع حقول الاتصال الذي يظهر في القائمة التالية.

إذا كنت تفضل إنشاء مستند Word جديد تمامًا من أجل الدمج ، فيمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد ملف مستند جديد زر. ومع ذلك ، إذا كنت تفضل استخدام المستند الحالي ، فاضغط على مستند موجود زر في هذه المرحلة.

استخدم ال تسميات بريدية علامة التبويب الموجودة داخل نوع الوثيقة القائمة لتحديد حقول الدمج التي ستصل إلى التسمية النهائية على وجه التحديد. بعد تحديد الشكل الذي ستبدو عليه التسمية النهائية ، اضغط على تحديث التسميات زر. عندما تصل البيانات أخيرًا إلى حقول النموذج ، قد تحتوي على أقواس مرئية حولها. إذا كانت هذه هي الحالة ، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق الأقواس واضغط على تبديل رموز الحقول زر لإيقاف تشغيلها.

عند اكتمال هذه العملية ، تكون جاهزًا لإنشاء المعاينة النهائية للملصقات وطباعتها. اضغط على معاينة النتائج انقر فوق علامة التبويب وقم بالتمرير خلال السجلات باستخدام ملف السجل التالي و السجل السابق السهام. عندما تكون راضيًا عن الملصقات ، انتقل إلى المراسلات علامة التبويب ، انقر فوق إنهاء ودمج في ال ينهي المجموعة ، ثم انقر فوق طباعة المستندات زر. إذا كانت مستنداتك المطبوعة لا تعكس المحتوى أو التصميم المفضل لديك ، فقد تحتاج إلى العودة إلى المراسلات علامة التبويب وتأكد من تطابق جميع الأبعاد وأحجام الورق مع التكوين الحالي. إذا لم يفعلوا ذلك ، فمن المحتمل جدًا أن تحدث المشاكل.

يمكنك بعد ذلك حفظ المستند الذي كنت تعمل فيه للتأكد من أن هذه الملصقات متاحة للاستخدام في المستقبل.