حقوق الصورة: anyaberkut / iStock / GettyImages
تعتبر جداول بيانات Excel خاصة بالحقول وكيفية ملئها بالبيانات. يمكن مسح المستندات ضوئيًا إلى Excel ، ويمكنك حتى تحويل ملف PDF إلى Excel في بعض الحالات. ومع ذلك ، لا يتم تحويل جميع أنواع المستندات إلى جدول بيانات Excel. قد تجد أيضًا صعوبة في مسح البيانات ضوئيًا في المستند بدقة. قد تتطلب بعض الحقول تعديلات يدوية لتعمل بشكل صحيح. يوفر المسح قدرًا كبيرًا من الوقت لأن بياناتك لا تتطلب إدخالًا يدويًا ، ولكنك تحتاج إلى إدخال أي صيغ ذات صلة بعد مسح المعلومات ضوئيًا.
مسح مستند Word الأولي
يعد مسح مستند ضوئيًا إلى Microsoft Word قبل نقله إلى Excel ممارسة جيدة. يمكنك أيضًا استخدام OneNote. إن إحضار البيانات في مستند Word يجعل من الممكن نسخ ولصق صفوف وأعمدة معينة في Excel. تستغرق طريقة الإدخال وقتًا أطول قليلاً من الاستيراد المباشر إلى Excel ، ولكنها تسمح لك بالعمل مع البيانات والتأكد من أنها تدخل Excel على النحو المنشود. في حالة المسح المباشر إلى Excel ، قد لا تتم محاذاة البيانات في الصفوف والأعمدة بشكل صحيح. يعد إجراء التعديلات اللازمة بعد الحقيقة أكثر صعوبة من البدء بجدول بيانات جديد وسحب المحتوى من Word.
فيديو اليوم
محول خارجي
محولات المستندات ليست رهانًا أكيدًا ، ولكن هناك إصدارات مجانية عبر الإنترنت ، ويمكن أن تعمل. قم بمسح المستند الذي تريد تحويله وحفظه كملف PDF. ثم ابحث عن محول مستندات مجاني. العديد من الخيارات متاحة بسهولة. قم بتحميل ملف PDF في المحول ، ويقوم البرنامج بإجراء التحويل. تعمل معظم المحولات المجانية داخل متصفح الويب وتقوم بإنشاء جدول بيانات للتنزيل. يطلب منك الآخرون تنزيل البرنامج. في حين أن هذا الخيار ليس سيئًا بالضرورة ، فإن العمل داخل متصفح يوفر مساحة على محرك الأقراص الخاص بك وهو الطريق الأفضل.
امسح إلى Excel
يمكنك عمل المسح في Excel مباشرة من خلال Microsoft أيضًا. قم بالوصول إلى أدوات Microsoft Office وافتح Microsoft Office Document Imaging. انقر فوق "ملف" و "فتح" ثم حدد المستند. انظر إلى الزاوية اليمنى السفلية من الشاشة وابحث عن رمز مقلة العين. حرك مؤشر الماوس فوق هذه الأيقونة ، ويجب أن تقرأ "OCR" أو "التعرف الضوئي على الأحرف". انقر فوق الرمز لتشغيل المسح خلال عملية التعرف على الأحرف. بعد ذلك ، قم بتمييز المستند بأكمله ، وانسخه ثم الصقه في Excel. لا يزال بإمكانك اختيار لصق النتائج في مستند Word أولاً للعمل من خلال البيانات قبل إدخالها في Excel.
