مزايا وعيوب أتمتة المكاتب

تشير أتمتة المكاتب اليوم إلى أكثر من مجرد آلة كاتبة وآلة نسخ. المعلومات الإلكترونية والرقمية هي جوهر أتمتة المكاتب الحديثة. قد تتكون من أجهزة كمبيوتر داخلية بحتة أو ، على الأرجح ، تتضمن شبكة رقمية عالمية عبر الإنترنت والتخزين السحابي خارج الموقع. أثناء تقدمك خلال القرن الحادي والعشرين ، ستواجه كل من المزايا والعيوب المتأصلة في أتمتة المكاتب في جميع تباديلها.

منذ إدخال التشغيل الآلي للمكاتب ، سمحت المعدات للشركات بتوفير الوقت والمال. بدلاً من انتظار وصول مستند إلى عميل عن طريق البريد ، يمكنك تصويره في بضع دقائق بالفاكس. الآن ، جعلت التطورات الحاسوبية والإنترنت الاتصالات فورية. كلما وفرت الوقت ، فإنك توفر المال. لست مقيدًا بالقيود الجغرافية ، مما يوفر الموارد التي أنفقتها على السفر. بالإضافة إلى ذلك ، على الرغم من أنه لا يزال بإمكانك عمل نسخ ورقية من العديد من المستندات ، فإن التخزين الرقمي يتيح لك توفير الوقت والمال على الورق ومساحة التخزين.

في حين أنه من الصحيح أن الآلة تكون فعالة فقط مثل البشر الذين صنعوها والمعلومات التي يتم الحصول عليها رقميًا لا تقل عن ذلك دقيقة مثل الشخص الذي أرسلها ، بمجرد إخراج الأخطاء من البرامج ، تصبح أكثر موثوقية بلا حدود من البشر. يوجد برنامج لإضافة الأرقام في جداول البيانات والميزانيات ، على سبيل المثال ، التي تأتي دائمًا بالتوازن الصحيح ولا تعتمد على أصابع كاتب الحسابات في آلة الإضافة. يمكن إنشاء القوالب واستخدامها مرارًا وتكرارًا لتجنب الأخطاء في الوثائق القياسية.

يمكن للشركات التي تعتمد حصريًا على الأتمتة لتشغيل أنظمة المعلومات الخاصة بها وتشغيلها أن تصاب بالذعر عندما تفشل تلك الأنظمة ذاتها. يمكن أن تكون تكاليف إصلاح الأنظمة المعطلة أو استبدالها باهظة. لا يمكنك فقط التقاط ممحاة وإجراء التصحيحات. تحتاج إما إلى توظيف فنيين لمواكبة التحديثات وانهيارات البرامج والأجهزة ، أو أن يكون لديك خدمة موثوقة للاتصال بها في أي لحظة. ثم لديك قضية السرية والأمن برمتها. يمكنك الاحتفاظ بالأسرار التجارية وإخبار عدد قليل فقط من الأفراد الموثوق بهم ، ولكن إذا ظهرت البيانات على الويب ، فلا داعي لاستعادتها.

مع استمرار تطور أتمتة المكاتب وأنت تدمج تقنيات جديدة في أنظمتك تظل قادرًا على المنافسة ومربحًا ، ولكن العيب هو أنه يجب عليك إعادة تدريب كادرك بالكامل المستخدمين. يجب أن يتعلم كل شخص من سكرتيرتك إلى كاتب الطلبات ومن عملائك إلى مندوبي المبيعات الذين يقدمون منتجك أو خدمتك الأنظمة الجديدة. كثير من الناس لا يتعلمون الأنظمة الجديدة بسهولة والبعض الآخر عنيد في فعل الأشياء بالطريقة التي اعتادوا عليها دائمًا. لذا ، بينما لديك نفقات متعلقة بإعادة التدريب ، لديك أيضًا مواقف المستخدمين النهائيين لمكافحتها.