كيف تعتذر عن رسالة بريد إلكتروني فائتة

من الصعب تجنب فقدان البريد الإلكتروني العرضي. تمتلئ صناديق البريد الوارد بالرسائل الإخبارية اليومية ورسائل البريد الإلكتروني التجارية ورسائل البريد الإلكتروني الشخصية ، وسوف ينزلق المرء حتمًا من خلال الثغرات. على الرغم من عدم وجود نوايا سيئة ، فإن شرح سبب تفويت البريد الإلكتروني والاعتذار يتطلب بعض الإستراتيجيات الأساسية. يتسامح معظم المستلمين عندما يرون رسالة بريد إلكتروني "آسف على الرد المتأخر" لأن الجميع عرضة لفقدان بريد إلكتروني من حين لآخر.

يعتبر السياق والمخاطر أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة لردك وسيشكلان الرد في النهاية. إذا فاتتك رسالة بريد إلكتروني غير رسمية أو إعلان روتيني في العمل ، يكفي الاعتذار. ومع ذلك ، إذا فاتتك رسالة بريد إلكتروني مهمة ، يتم إرفاق العواقب. يجب أن يتخذ ردك نبرة اعتذارية وجادة. يمكن أن يؤدي فقدان بريد إلكتروني من عميل محتمل إلى تكلفتك أنت وصاحب العمل الخاص بك ، وقد يؤدي فقدان رسالة بريد إلكتروني تحتوي على تعليمات أو مهام بالغة الأهمية لعملك إلى عواقب سلبية خطيرة. في هذه الحالة ، يتغير ردك من "آسف على الرد المتأخر" إلى شيء أشبه بـ "اعتذار عاجل عن فقدان بريدك الإلكتروني".

الاعتذارات الطويلة موحلة وتعكس اليأس وليس مجرد خطأ بسيط. بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني التي ليست ذات أهمية بالغة ، التزم بالاعتذار الأساسي ودع مرسل البريد الإلكتروني يعلم أنك فاتتك رسالة البريد الإلكتروني في بريدك الوارد وأنك تريد إعادة زيارة المحادثة. إن إعادة إشعال المحادثة بهذه الطريقة يعطي الشخص سببًا للرد والعودة إلى التبادل الطبيعي.

رسائل البريد الإلكتروني القصيرة أكثر قابلية للقراءة ، ومن المرجح أن يقرأ المستلم ردك. قم بقصرها على فقرة إذا أمكن وقم بإنهاء الاعتذار بسؤال أو دعوة للعمل. اطلب اجتماعًا أو مكالمة هاتفية لجعل المناقشة أكثر خصوصية. عندما تفوتك رسالة بريد إلكتروني مهمة ، اطلب بالتأكيد اجتماعًا شخصيًا أو مكالمة هاتفية. فرصة التواصل شخصيًا تجعل اعتذارك أكثر صدقًا ويمكنه استعادة العلاقة أو معالجة المشكلة.

إذا كنت تكافح من أجل كتابة بريد إلكتروني فعال للاعتذار ، فاستخدم بريدًا تم إثباته وكتابته بالفعل. من السهل العثور على القوالب من خلال بحث أساسي على الإنترنت. ومع ذلك ، كن حذرًا بشأن عمل نسخة ولصق كاملين. من الناحية المثالية ، يجب عليك تخصيص القالب وتخصيصه للتأكد من أن النص أصلي وقراءته بشكل صحيح وفقًا لموقفك. من الأفضل استخدام القوالب كدليل للبريد الإلكتروني الخاص بالاعتذار ، وليس كبديل.