قم بتنزيل قالب دفتر الأستاذ العام لبرنامج Excel من أحد المواقع المجانية المتوفرة. يجب أن يعمل القالب في جميع إصدارات Excel. دفتر الأستاذ العام هو سجل للمعاملات الخاصة بكل حساب ضمن نظام المحاسبة الخاص بك. نظرًا لأن استخدام دفتر الأستاذ العام وتقنيات المحاسبة المناسبة يتطلب استخدام محاسبة القيد المزدوج ، فإن كل معاملة يتم إدخالها تؤثر على حسابين.
انقر داخل الخلية أعلى "1" مباشرةً وعلى يسار "أ". سيؤدي هذا إلى تمييز الصفحة بأكملها في ورقة دفتر الأستاذ العام. اضغط مع الاستمرار على مفتاحي "CTRL" و "C" لنسخ الورقة. انقر فوق الزر "إدراج" في شريط القائمة العلوي وانتقل لأسفل إلى زر "ورقة العمل" ، ثم انقر فوق. انقر فوق خلية الزاوية العلوية اليسرى أعلى "1" وعلى يسار "A" في ورقة العمل الجديدة واضغط باستمرار على مفتاحي "CTRL" و "V" للصق قالب دفتر الأستاذ العام في ورقة أخرى. يوجد في هذا القالب مساحة لإدخال حركات دفتر الأستاذ العام لتسعة حسابات مختلفة.
قم بإنشاء خمس أوراق متطابقة على الأقل ، مما يمنحك إجمالي 45 حسابًا مختلفًا يمكنك تتبعها. يجب أن تكون الورقة الأولى للتدقيق أو التوفير أو حسابات الرواتب ؛ يؤهلها "الحسابات المصرفية". يمكنك إنشاء العنوان بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة التبويب في الزاوية اليسرى السفلية المسمى "الورقة 1" واختيار الزر "إعادة تسمية". يجب أن تكون الورقة الثانية لحسابات "الدخل". وتشمل هذه إيرادات المبيعات وإيرادات الخدمة والمبالغ المستردة للرسوم المدفوعة.
يجب أن تكون الورقة الثالثة لحسابات "المصاريف". وتشمل هذه الإيجارات المدفوعة والمرافق والعمالة والتراخيص أو الضرائب. يجب أن تكون الورقة الرابعة لحسابات "حقوق الملكية" ، بما في ذلك الاستثمار الأولي لبدء الشركة وأي سحوبات تم أخذها للمالك وأي استثمار في الشركة. أخيرًا ، يجب أن تكون الورقة الخامسة "المطلوبات" ، بما في ذلك قروض المباني والمركبات والمعدات وبطاقات الائتمان.
قم بإنشاء أوراق إضافية لتلك المناطق التي بها أكثر من تسعة حسابات. إذا كانت إحدى الفئات بها أكثر من تسعة حسابات ، على سبيل المثال ، "المصروفات" ، فقم بإنشاء واحد أو أكثر ورقتان إضافيتان وأعد تسميتهما "المصاريف 2" و "المصروفات 3." يجب تعيين ملف عدد. عادةً ، ستبدأ جميع الحسابات المصرفية بـ 10 - وحسابات الدخل بـ 20 - وحسابات المصروفات بـ 30 - وحسابات الأسهم بـ 40 - وحسابات المسؤولية بـ 50 -.
لاحظ الأعمدة الموجودة في كل إدخال في دفتر الأستاذ العام. أعمدة التاريخ والوصف لا تحتاج إلى شرح. "مرجع آخر". العمود لإدخال رقم الحساب الآخر المتأثر بالمعاملة في السطر. الأعمدة المتبقية هي "الخصم" و "الائتمان" و "الرصيد".
في معظم الأحيان ، يضيف الخصم إلى الحساب أموالًا إلى هذا الحساب ، ويقوم الائتمان بإزالة الأموال من الحساب. لكل مدين ، يجب أن يكون هناك ائتمان. هناك طريقة أخرى للتفكير في الأمر وهي: المدين هو "ما حصلت عليه" والائتمان هو "من أين هو".
على سبيل المثال ، تدفع 400 دولارًا مقابل فاتورة الكهرباء. أنت تدفع مقابل ذلك بشيك من فحص عملك. اسأل نفسك ماذا حصلت؟ لقد حصلت على 400 دولار من الكهرباء ، لذا اخصم من حساب المرافق (# 3010) مقابل 400 دولار. اسأل نفسك الآن ، من أين أتت؟ لقد جاء من حسابك الجاري ، لذا ائتمن الحساب المصرفي (# 1010) 400 دولار.
في حساب المرافق ضع # 1010 لمرجع البريد ، وفي الحساب المصرفي ضع # 3010 لرقم الحساب.
