مزايا نظام إدارة الملفات

مع انتقال عملك إلى عصر التوزيع الرقمي ، ستحتاج إلى تحديد ما إذا كنت تريد التبديل من نظام الملفات الورقية إلى نظام إدارة الملفات الرقمية أم لا. في حين أن إجراء التغيير على نظام ملفات محوسب بالكامل قد يبدو مخيفًا ، إلا أن المزايا الصارخة لامتلاك نظام حفظ رقمي قد دفعت الكثيرين إلى إجراء عملية الانتقال.

نظرًا لتكلفة تأجير العقارات لتخزين الوثائق ، يبدأ الإيداع الرقمي في دفع تكاليف نفسه بمجرد تنفيذه. نظرًا لعدم وجود أعمال ورقية مادية ، يتم تقليل تكاليف التعامل مع المستندات ونقلها ذهابًا وإيابًا بشكل كبير. يتيح ذلك أيضًا حفظ المستندات التي يجب تخزينها كورقة في مواقع أصغر وأقل تكلفة.

يمكن أن يكون تقليل البصمة الكربونية لأعمالك عاملاً مهمًا في الوصول إلى قاعدة المستهلكين ذوي العقلية الخضراء اليوم. يمكنه تحسين صورة الشركة بشكل كبير ، وإعطاء مزايا ضريبية وتقليل تكلفة التوريدات. يمكن لنظام حفظ الملفات الرقمي أن يغير بشكل إيجابي الأساس الكامل للأعمال التجارية ، والتحول إلى نظام "أكثر اخضرارًا" يمكن أن يوفر فرصًا إعلانية وافرة.

يمكن أن يكون استرداد النسخ المطبوعة من المستندات المودعة والمخزنة فعليًا عملية طويلة ومفتوحة لخطأ بشري ومشاكل أمنية وخسارة مادية. هذا ليس هو الحال مع النظام الرقمي. في غضون لحظات ، يمكن الوصول إلى المستند على مكتب الفرد الذي يحتاجه. ينتج عن ذلك فترة عمل أقصر ، مما يسمح بإحراز تقدم أسرع ووقت أكثر لتطوير المشاريع.

بينما يمكن فتح نظام حفظ الملفات الورقي التقليدي والنظر إليه من قبل أي شخص لديه إمكانية الوصول إليه ، أ يمكن أن يوفر نظام الملفات الرقمية مستويات مختلفة من الحماية يمكنها الاحتفاظ بالمستندات مؤتمن. استخدام كلمات المرور والمجلدات المحددة لمستخدمين مختلفين وتشفير البيانات ومسارات التدقيق التي تسمح لك بالاحتفاظ بملف سجل لمن قام بالوصول إلى الملفات ومتى ، يمكن لنظام إدارة الملفات الحفاظ على مستنداتك أكثر أمانًا.

يمكن إتلاف المستندات والملفات الورقية من خلال المعالجة الزائدة وتلف الحرائق وأضرار الفيضانات والكوارث الطبيعية الأخرى. نظرًا لأنه يمكن تخزين البيانات على خوادم في أي مكان في العالم ، يمكنك أرشفة مستندات عملك بأمان دون الحاجة إلى القلق بشأن الأضرار المحتملة للممتلكات. يمكنك أيضًا جعل بياناتك المؤرشفة قابلة للنقل ، باستخدام أشياء مثل محركات الأقراص الثابتة القابلة للفصل ، ووحدات تخزين USB والأقراص المضغوطة.