كيف يمكنني تقليل حجم ملفات Excel؟

تؤدي إضافة نطاقات كبيرة من البيانات أو الصور المضمنة أو التنسيق المعقد إلى زيادة حجم ملف Excel بشكل طفيف. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، تخرج أحجام ملفات Excel عن نطاق السيطرة بدون سبب على ما يبدو. غالبًا ما تكون هذه المشكلة ناتجة عن تخزين Excel لإعدادات التنسيق لخلايا بعيدة عن نطاق البيانات الفعلية. لإصلاح المشكلة ، احذف الصفوف والأعمدة التي تلي نهاية بياناتك. لتوفير مساحة أكبر ، قم بتحويل ملفات Excel القديمة إلى تنسيق XLSX أو تنسيق Binary Workbook.

عند تنسيق العديد من الخلايا - مثل تغيير لون الخلفية لورقة عمل بأكملها - عادةً ما يكون Excel فقط فقط يخزن معلومات حول الخلايا التي تحتوي على بيانات ، على الرغم من أنه يطبق التغيير بشكل مرئي على كل ما تم تحديده الخلايا. في بعض الحالات ، مثل وجود قيمة خاطئة في عمود بعيد ، يحفظ Excel بيانات التنسيق الزائدة وينشئ ملفات كبيرة. لتقليل حجم الملف ، حدد العمود الموجود على يمين آخر عمود مملوء ، واضغط على "Ctrl-Shift-Right" لتحديد الأعمدة المتبقية ، انقر بزر الماوس الأيمن في المنطقة المحددة واختر "حذف". حدد الصفوف الزائدة أسفل بياناتك باستخدام "Ctrl-Shift-Down وكرر الخطوات المستخدمة من أجل أعمدة ..

يمكن أن تشغل الملفات التي تم إنشاؤها باستخدام إصدارات Excel قبل 2007 ، والتي تستخدم امتداد XLS ، ما يصل إلى ضعف المساحة مثل تلك التي تحتوي على ملحق XLSX الأحدث. طالما أنك لا تحتاج إلى التوافق مع الإصدارات القديمة من Excel ، قم بتحويل الملف عن طريق إجراء "حفظ باسم ..." واختيار "Excel Workbook" في القائمة المنسدلة بجوار "حفظ كنوع... . "يمكنك تقليص الملفات بشكل أكبر وتحسين سرعة الحفظ باستخدام نوع ملف Excel Binary Workbook ، ولكن هذا يمنع برامج جداول البيانات البديلة من تحميل الملف.