يمكن أن تأتيك البيانات بتنسيقات عديدة ومختلفة من عدة مصادر مختلفة. سواء كانت قائمة جهات اتصال أو جدول سجلات الحساب أو فهرسًا للمخزون ، فأنت بحاجة أحيانًا إلى الحصول على بيانات من Microsoft Word إلى قاعدة بيانات Microsoft Access. تعتبر عمليات الاستيراد الطريقة الأكثر فاعلية لنقل البيانات من مستند Word إلى جدول أو قاعدة بيانات في Access. تنطبق هذه الإرشادات على Microsoft Word 2010 و Microsoft Access 2010.
الخطوة 1
قم بإعداد البيانات في مستند Word للاستيراد. قم ببناء البيانات إما بتنسيق محدد أو ذو عرض ثابت. التنسيقات المحددة تفصل الحقول بحرف واحد ، مثل الفاصلة أو الفاصلة المنقوطة. ترتب التنسيقات ذات العرض الثابت البيانات بحيث يظل عرض كل حقل ثابتًا للإشارة إلى متى ينتهي أحد الحقول ويبدأ الحقل التالي. يتطلب كلا التنسيقين أن يكون كل سجل في سطر منفصل. تخبر هذه التنسيقات Access بمكان وضع البيانات بمجرد استيرادها.
فيديو اليوم
الخطوة 2
احفظ مستند Word كملف نص عادي. يمكن لـ Access قراءة البيانات الموجودة بتنسيق نص عادي أو CSV أو Excel فقط. بمجرد حفظه ، أغلق الملف.
الخطوه 3
ابدأ تشغيل Microsoft Access وافتح قاعدة بيانات جديدة أو قاعدة بيانات موجودة حيث ستخزن البيانات المستوردة. اختر جدولًا جديدًا أو جدولًا موجودًا لتخزين البيانات فيه. إذا اخترت جدولاً موجوداً ، فسيقوم Access بإلحاق البيانات بالجدول الموجود بالتنسيق الحالي. يجب أن تتطابق البيانات المستوردة مع تنسيق الجدول الحالي وهيكله.
الخطوة 4
انتقل إلى علامة التبويب "بيانات خارجية" ، وحدد موقع مجموعة "استيراد" وانقر على أيقونة "ملف نصي". هذا يفتح مربع الحوار "إحضار بيانات خارجية - ملف نصي".
الخطوة الخامسة
تصفح أو اكتب اسم الملف النصي الذي أعددته مسبقًا في مربع "اسم الملف". حدد المكان الذي تريد تخزين البيانات فيه. للحصول على جدول جديد ، انقر فوق "استيراد بيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية." لوجود الجدول ، انقر فوق "إلحاق نسخة من السجلات بالجدول" واختر الجدول المناسب من القائمة المنسدلة قائمة.
الخطوة 6
انقر فوق "موافق" للمتابعة وفتح "معالج استيراد النص". سيقوم Access بفحص البيانات والتوصية ببنية ملف. قم بتأكيد أو تحديد الخيار الذي يتوافق مع تنسيق ملفك: "محدد" أو "عرض ثابت". انقر فوق {التالي."
الخطوة 7
إذا كنت تستخدم تنسيقًا محددًا ، فحدد الحرف المستخدم لتحديد الحقول. إذا كان الملف يحتوي على مؤهل نص ، فاختر المؤهل الذي استخدمته في مربع "مؤهل النص". إذا كان الصف الأول من مستند Word يحتوي على أسماء الحقول ، فحدد "الصف الأول يحتوي على أسماء الحقول." إذا كنت باستخدام تنسيق ثابت العرض ، راجع البيانات والهيكل المعروض واضبط موضع العمود إذا لزم الأمر. انقر فوق {التالي."
الخطوة 8
راجع البيانات وقم بالهيكل مرة أخرى قبل المتابعة. إذا كنت بحاجة إلى تحديد معلومات إضافية حول أي من الحقول ، فانقر فوق رأس الحقل وأدخل البيانات المناسبة لـ "اسم الحقل" و "نوع البيانات". لإنشاء فهرس في الحقل المحدد ، قم بتعيين "مفهرس" على "نعم". لاستبعاد الحقل المحدد في الاستيراد ، حدد "عدم استيراد الحقل (تخطي)". انقر "التالي."
الخطوة 9
قم بإنشاء مفتاح أساسي إذا كنت تقوم بالاستيراد إلى جدول جديد. يمكنك تحديد "السماح لـ Access بإضافة مفتاح أساسي" ، والذي يملأ سلسلة من المعرفات تلقائيًا ، أو اختر المفتاح الأساسي الخاص بك من أحد الحقول المصدر أو حدد "لا يوجد مفتاح أساسي". انقر فوق {التالي."
الخطوة 10
بالنسبة لجدول جديد ، قم بتأكيد أو تعديل اسم الجدول الجديد في مربع "استيراد إلى جدول". انقر فوق "إنهاء" لاستيراد البيانات. سيتم فتح مربع حوار للإشارة إلى حالة الاستيراد.
الأشياء ستحتاج
الحاسوب
مايكروسوفت وورد 2010
مايكروسوفت أكسس 2010
