كيفية إنشاء جدول بيانات الجرد الأساسي باستخدام Excel

تعد إدارة المخزون أمرًا ضروريًا لأي نشاط تجاري للبيع بالتجزئة. حتى نماذج الأعمال غير المخصصة للبيع بالتجزئة تتطلب إدارة مخزونًا داخليًا لتتبع الأدوات والمعدات. يعد Excel مفيدًا بشكل استثنائي لأنه يوفر وسيلة رخيصة لتتبع المخزون بشكل فعال. سيستفيد المتجر الكبير والمعقد من برنامج إدارة شامل ولكن برنامج Excel كافٍ لاحتياجات إدارة المخزون البسيطة.

إدارة المخزون هي نظام يتتبع العناصر فور دخولها الأعمال وتسجيل خروجها عند البيع. على سبيل المثال ، سيقوم متجر الملابس بتسجيل 100 قميص في النظام بعد أن يتم طلبها وتخزينها على الرفوف. عندما يشتري العميل أحد هذه القمصان ، يتم سحب العنصر من المخزون ويتم احتساب البيع بهامش الربح المرفق. عندما يتم بيع 80 من هذه القمصان ، يمكن للمدير أو المالك التفكير في تقديم طلب جديد لإعادة تخزين المخزون.

بدون وجود نظام إدارة ، لا يتم تعقب المخزون ولا يعرف المتجر مقدار كل عنصر يتم تخزينه. يؤدي ذلك إلى تعطيل أنظمة الطلبات والمحاسبة المالية والقدرة على مراقبة المبيعات واتخاذ قرارات شراء مستنيرة بناءً على أفضل وأسوأ العناصر مبيعًا.

يعد برنامج Excel أقل آلية من البرامج التي ترتبط بنظام نقاط البيع (POS). تُستخدم أنظمة نقاط البيع هذه لتسجيل المعاملات ومعالجة بطاقات الائتمان. تم تصميم العديد لتتبع المخزون أيضًا. يُدخل المتجر مخزونًا جديدًا يدويًا وتتم إزالة كل عنصر من المخزون عند اكتمال البيع. قم بتخزين برامج المخزون في Excel ليس شائعًا ولكن العديد من البرامج تسمح بالتصدير إلى Excel لحفظ السجلات.

يعد إنشاء جدول البيانات عملية بسيطة إلى حد ما. تعد صيغ Excel لإدارة المخزون مفيدة أيضًا لتتبع القيمة الإجمالية للمخزون المسجل في النظام. للبدء ، قم بإنشاء عناوين الفئات لكل عمود على حدة.

استخدم العنوان غرض للعمود الأول ، كمية للثاني و سعر الوحدة للثالث و القيمة الإجمالية للرابع. على الرغم من وجود عدة أنظمة مختلفة لتتبع المخزون ، إلا أن هذا النظام يحتفظ بإحصاء دقيق ويظهر القيمة الإجمالية لجميع المخزون في المخزون.

بالنسبة لعمود القيمة الإجمالية ، اضرب الكمية في سعر الوحدة لتحديد هذا الرقم لكل صف. الصيغة لتعقب القيمة لكل عنصر في المخزون هي = مجموع (ب * ج). قم بتطبيق هذا على كل صف بحيث يُنشئ كل عنصر مخزون قيمة فريدة بناءً على الكمية وسعر الوحدة. على سبيل المثال ، يمكن استخدام قميص مدرج في الصف الثالث = sum (b3 * c3) لتحديد القيمة الإجمالية على ورقة الجرد في Excel.

يعد برنامج Excel مفيدًا ولكنه ليس دائمًا الخيار الأفضل. يعمل نظام جداول البيانات جيدًا للشركات التي تتعامل مع عناصر قليلة فقط. على سبيل المثال ، قد يكون لدى الشركة التي تبيع الأجهزة الطبية عدد قليل من العناصر الكبيرة المختلفة في المخزون. من السهل تتبع طراز جهاز X-Ray المكون من 20 وحدة بغض النظر عن قيمة كل وحدة. إنه عدد منخفض ، وضع مخزون منخفض يجعل التتبع أسهل بكثير.

ومع ذلك ، فإن الشركة الطبية التي تبيع كل شيء من ضمادات الشاش إلى المراهم سوف تتطلب نظامًا أكثر قوة لتتبع المخزون. لا يزال برنامج Excel احتمالًا ولكن الوصول إلى المساحة الصحيحة في جدول البيانات عند إدراج آلاف العناصر يجعل العملية غير فعالة. يمكن للبرنامج المزود بوظيفة البحث سحب العنصر بسرعة أثناء عرض جميع المعلومات ذات الصلة فيما يتعلق بالمخزون المتاح والمبيعات التي تم إجراؤها وقيمة المبيعات والقيمة الإجمالية للمخزون المتبقي في الأوراق المالية.

ضع في اعتبارك استخدام Excel كبرنامج مبتدئ لتتبع المخزون الأساسي والترقية إلى نظام أكثر جدية عند الاقتضاء. يعد برنامج تتبع المخزون مكلفًا ولكنه يستحق التكلفة عند تتبع العديد من الوحدات ذات معدل دوران مرتفع.