كيفية استخدام عبارات IF متعددة في Microsoft Excel

تقوم جملة IF في Excel بتشغيل اختبار منطقي يُرجع قيمة واحدة إذا تم استيفاء شرط وقيمة أخرى إذا لم يتم ذلك. يمكن أن يلائم استخدام جملة Excel IF العمليات الأساسية فقط ، ولكن إذا قمت بتداخل عبارات IF متعددة ، فيمكنك تنفيذ مهام معقدة. الجانب السلبي الوحيد هو أنه يجب عليك توخي الحذر عند إنشاء الصيغة لتجنب ارتكاب الأخطاء. يمكن لوظائف Excel البديلة القيام بنفس المهمة مع مخاطر أقل للخطأ. تعرف على أساسيات عبارات IF المتداخلة في Excel والبدائل للعثور على أفضل نهج لاحتياجاتك.

تقول الدالة IF في Excel بشكل أساسي "إذا كان هذا صحيحًا ، فقم بإرجاع قيمة x ، ولكن إذا لم تكن كذلك ، فارجع قيمة y." على سبيل المثال ، إذا كنت تتحقق لمعرفة ما إذا كانت هناك أقسام مختلفة في عملك كانت أقل من الميزانية أو تجاوزتها ، يمكنك مقارنة نفقاتهم بميزانياتهم باستخدام الوظيفة وإرجاعها "تجاوز الميزانية" إذا أنفقت الإدارة أكثر من اللازم أو "في حدود الميزانية" إذا كانت لم يفعل. بشكل عام ، يمكنك استخدام عوامل المقارنة لتشكيل البيان الخاص بك ، مثل:

• = (يساوي)

• (أكثر من)

• = (أكبر من أو يساوي)

• <= (أصغر من أو يساوي)
• <> (لا يساوي)

يعد فهم بناء جملة جملة Excel IF خطوة حاسمة نحو تعلم كيفية استخدامها بشكل صحيح. تنسيق الوظيفة هو IF (logical_test، value_if_true، [value_if_false]) حيث تشير الأقواس المربعة إلى أن هذه الوسيطة الأخيرة اختيارية. من السهل تفسيرها: اختبار منطقي يعني البيان الذي تريد اختباره ، القيمة_إذا_ صحيح هو المكان الذي تريد أن يظهره Excel إذا كان الاختبار صحيحًا ، و [قيمة_إذا_ خطأ] هو المكان الاختياري لما تريد أن يعرضه Excel إذا كان الاختبار خاطئًا.

هذا كافٍ بالنسبة لك لاستخدام صيغة Excel لكشوف الشرط ، والتي يمكن توضيحها باستخدام مثال "تجاوز الميزانية / في حدود الميزانية" من السابق. تخيل أن لديك المبلغ الذي أنفقته الإدارات المختلفة في العمود B والمبلغ المدرج في الميزانية في العمود C ، مع بدء القيم في الصف الثاني. في الخلية D2 ، ستكتب = IF (B2> C2، "تجاوز الميزانية"، "ضمن الميزانية") لإرجاع النتيجة التي تبحث عنها (مع ملاحظة أنك بحاجة إلى استخدام علامات الاقتباس لإرجاع النص إلى الداخل). الجزء الأول يقول "إذا كانت القيمة في B2 أكبر من القيمة في C2" (إذا كانت النفقات أكبر من الميزانية) ، يقول الجزء الثاني "ثم يُرجع النص أكثر من الميزانية والجزء الثالث يقول "إذا لم يكن كذلك ، فارجع في حدود الميزانية."

يعني تحقيق أقصى استفادة من أداة عبارة Excel IF القدرة على دمج عبارات IF متعددة عندما يكون لديك مهمة مناسبة لها. يمكنك تضمين عبارة IF ثانية في عبارة IF الأصلية ، ويمكنك تضمين عبارة IF أخرى داخل ذلك وهكذا. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تريد تصنيف شيء ما في مجموعة من عدة مجموعات باستخدام صيغة واحدة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام عبارات IF المتداخلة لتحويل الدرجات التي حققها الطلاب في الاختبار إلى تقدير.

لاستخدام العديد من عبارات IF بشكل صحيح ، فكر في منطق ما تطلب من Excel فعله. بشكل أساسي ، بعد الشرط (الوسيطة الأولى في الوظيفة) ، يمكنك إضافة عبارة IF أخرى في ملف القيمة_إذا_ صحيح أو القيمة_إذا_ خطأ مسافات ، لإخبار Excel بما يجب القيام به بعد ذلك. فكر في هذا على أنه جعل Excel يتحقق من الخلية مقابل المعيار الثاني إذا كانت الخلية المعنية لا تفعل ذلك تفي بالمعيار الأول (أو في الواقع ، إذا كان يفي بالمعيار الأول) ، ويمكنك متابعة هذه العملية لفترة طويلة زمن. بعبارة أخرى ، أنت تقوم بتحويل "إذا كان هذا ، ثم" إلى "إذا كان هذا و هذا ، ثم هذا "أو" إن لم يكن هذا ولكن هذا ، ثم ذاك. "

تخيل أنك أعطيت الطلاب اختبارًا يكون فيه الحصول على 85 في المائة أو أعلى هو أ ، بين 70 و 85 في المائة هو أ ب ، ما بين 55 و 70 في المائة هو أ ج ، وبين 40 في المائة و 55 في المائة هو د وأي شيء أقل هو أ يفشل. الدرجات موجودة في العمود B ، من الصف 2 إلى الصف 11. يمكنك استخدام وظيفة Excel IF التي تم إنشاؤها بعناية مع شروط متعددة لتصنيف درجات الطلاب.

الجزء الأول سهل (للحصول على درجة في B2 ، في هذا المثال): = IF (B2> = 85، "A") يخبر Excel بإرجاع A إذا حصل الطالب على 85 درجة أو أعلى. يتيح لك التداخل إمكانية إضافة تقديرات أخرى ، والاستفادة من الوسيطة الثالثة (ما يجب القيام به إذا كان الشرط خاطئًا) لإضافة شروط إضافية: = IF (B2> = 85، "A"، IF (B2> = 70، "B"))، مما يخبر Excel بإرجاع A للحصول على درجات 85 أو أعلى ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بإرجاع B إذا كانت الدرجة أعلى من 70. تابع بهذه الطريقة لإكمال الصيغة ، باستخدام الوسيطة الثالثة لعبارة IF جديدة في كل مرة: = IF (B2> = 85، "A"، IF (B2> = 70، "B"، IF (B2> = 55، "C"، IF (B2> = 40، "D"، "Fail")) ))

يبدو هذا معقدًا ، لذا يجب أن يؤدي تقسيمه إلى ترسيخ الفكرة. تقول الوسيطتان الأوليان "إذا كانت الدرجة في B2 85 أو أكثر ، فإن الطالب يحصل على A" ، والثالثة تقول ، "خلاف ذلك ، تحقق من الشرط التالي". ال ثانيًا ، إذا أدى إلى هذه العبارة ، "(للطلاب الذين حصلوا على درجات أقل من 85) إذا كانت الدرجة في B2 70 أو أعلى ، فإن الطالب يحصل على B ، وإذا لم يكن كذلك ، فتحقق من الشرط التالي. "IF الثالثة تقول ،" (للطلاب الذين حصلوا على درجات أقل من 70) إذا كانت النتيجة في B2 55 أو أعلى ، يحصل الطالب على درجة C ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فتحقق الشرط التالي "والرابع يقول" (للطلاب الحاصلين على أقل من 55) إذا كانت الدرجة في B2 أعلى من 40 ، يحصل الطالب على D ، وإذا لم يكن كذلك ، فإن الطالب يفشل ".

بشرط أن تدخل صيغة جملة IF الخاصة بك بشكل صحيح ، فإنها ستعيد أحد الخيارات التي قدمتها إلى Excel. ومع ذلك ، إذا قمت بخطأ ما ، فقد ترجع الصيغة ملف 0 أو #اسم؟ في الخلية التي تحتوي على الصيغة الخاصة بك.

أ 0 خطأ يعني أن إما القيمة_إذا_ صحيح أو القيمة_إذا_ خطأ الحجة فارغة. أصلح هذه المشكلة عن طريق التأكد من إدخال قيمة في كلتا الوسيطتين ، أو على الأقل في القيمة_إذا_ صحيح جدال. ال القيمة_إذا_ خطأ يمكن إزالة الوسيطة تمامًا ، وستُرجع FALSE إذا لم تضع فاصلة ثانية بعد القيمة_إذا_ صحيح حقل.

أ #اسم؟ يخبرك خطأ أنك ربما أخطأت في كتابة شيء ما في الصيغة أو أخطأت في كتابته. قد يكون إصلاح هذا الأمر أصعب قليلاً لأنه قد يكون أي جزء من الصيغة ، ولكن أفضل نصيحة هي إعادة التحقق من كل شيء أو كتابة الصيغة مرة أخرى.

أصبحت صيغة دالة IF المتداخلة في المثال السابق طويلة جدًا ، وهو أحد الجوانب السلبية الرئيسية لاستخدام عبارات IF المتعددة في Excel. يمكن أن تصبح معقدة ، ومن السهل ارتكاب خطأ لأن عليك اتباع المنطق بعناية للتأكد من أن كل شيء يعمل بالطريقة التي تريدها. تشير Microsoft إلى أن الصيغة المتداخلة بشكل غير صحيح قد ترجع النتيجة الصحيحة في معظم الأحيان ، ولكن نتائج غير صحيحة في حالات نادرة. هذه يصعب تحديدها.

عدم وضع الشروط بالترتيب الصحيح هو خطأ شائع. في مثال الاختبارات المقدرة ، إذا بدأت بالدرجة الأقل = IF (B2> = 40، "D"،... " وشرع في سرد ​​الآخرين بترتيب تصاعدي ، حتى أن النتيجة 100 ستعيد قيمة D. هذا لأنه تم التحقق من الشرط الأول أولاً ، لذلك إذا بدأت بـ "إذا كانت الخلية B2 هي 40 أو أعلى ، فارجع D "ستصنف أي درجة 40 أو أكثر على أنها D دون التحقق من أي شيء آخر لأنها تلبي الدرجة الأولى حالة. هذا مثال ممتاز على سبب احتياجك لاتباع منطق المعادلة الخاصة بك من خلال.

تحتاج أيضًا إلى التأكد من إضافة العدد الصحيح من الأقواس إلى نهاية عبارات IF المتعددة لإغلاق الصيغة بشكل صحيح. يساعد Excel في ذلك عن طريق تنسيق الألوان وإبراز الأقواس أثناء عملك.

من الناحية الفنية ، يمكنك دمج ما يصل إلى 64 دالة IF في صيغة واحدة ، لكن Microsoft لا توصي باستخدام هذه الوظيفة للأسباب المذكورة أعلاه. تتعقد الأمور بسرعة ، وهناك احتمالات ، إذا كنت تحاول تضمين أكثر من 10 جمل IF ، فمن المحتمل أن تكون هناك أداة أفضل للوظيفة المضمنة في Excel بالفعل.

البديل الأكثر ملاءمة لوظيفة IF هو وظيفة IFS ، وهي نسخة من وظيفة تؤدي نفس المهمة مثل التداخل في وظيفة واحدة ويمكنها التعامل مع ما يصل إلى 127 شروط. تحتوي الدالة IFS على بناء جملة أبسط: = IFS (logical_test1، value_if_true1، [logical_test2، value_if_true2]، [logical_test3، value_if_true3]…) وما إلى ذلك وهلم جرا. بشكل أساسي ، يعمل هذا مثل عبارات IF المتداخلة ، باستثناء عبارات IF اللاحقة التي تحتل المساحة بعد "القيمة إذا كانت صحيحة" دون الحاجة إلى إحضار الوظيفة مرة أخرى.

يمكن كتابة الصيغة في مثال درجة الاختبار بشكل أبسط باستخدام وظيفة IFS. بدلا من:

= IF (B2> = 85، "A"، IF (B2> = 70، "B"، IF (B2> = 55، "C"، IF (B2> = 40، "D"، "Fail")) ))

اكتب ببساطة

= IFS (B2> = 85، "A"، B2> = 70، "B"، B2> = 55، "C"، B2> = 40، "D"، TRUE، "Fail")

ال حقيقية في البقعة قبل الأخيرة تقول "إذا لم يتم استيفاء أي من القيم الأخرى ، فقم بإرجاع القيمة التالية."

هذه الميزة متاحة فقط في Excel 2019 أو Excel لـ Office 365.

غالبًا ما تكون وظيفة VLOOKUP في Excel بديلاً أبسط لجمل IF المتعددة ومتاحة في أي إصدار من Excel بدءًا من 2007 وما بعده. إنها ليست مثالية لجميع المواقف لأنها إما تُرجع نتائج لمطابقة تامة أو لـ الأقرب number ، لذلك لا يمكن استخدامه للدرجات مثل المثال السابق. ومع ذلك ، في كثير من المواقف ، يمكن أن يوفر عليك الكثير من العمل في كتابة صيغة ، على الرغم من أنه يتعين عليك إنشاء جدول بقيم محتملة في واحد ، مثل المنتجات التي يبيعها متجرك ، وما تريد أن تقوم الوظيفة بإرجاعه ، مثل سعر المنتج ، في عمود آخر ، من أجل مثال.

صيغة VLOOKUP هي = VLOOKUP (lookup_value، table_array، col_index_num، [range_lookup]) ويوضح لك تعلم كل مكون كيفية استخدامه. ال ابحث عن القيمة الوسيطة هي القيمة التي تريد التحقق منها ، والتي يجب أن تكون خلية في نفس العمود مثل بداية الجدول الذي تريد التحقق منه ، إما فوقه أو تحته. ال table_array هو نطاق الخلايا الذي يحتوي على جدول المعلومات ، مثل المنتجات والأسعار المقابلة لها ، و col_index_num هو العمود الذي تريد أن يبحث فيه Excel للعثور على القيمة التي تريد إرجاعها ، باستخدام 1 يشير إلى العمود الموجود في أقصى اليسار ، 2 يشير إلى التالي وما إلى ذلك. أخيرا، [مجموعة البحث] اختياري ، ولكن أدخل "TRUE" إذا كنت تريد أن يبني Excel الإجابة على أقرب قيمة أو "FALSE" إذا كنت تريد المطابقة التامة فقط.