20 نصيحة نينجا لتحقيق أقصى استفادة من Gmail

تجاوز عدد مستخدمي Gmail 900 مليون مستخدم في عام 2015. ليس سيئًا بالنسبة لمشروع جاء اسمه الرمزي من رسم كاريكاتوري ديلبرت. عندما تم إطلاقها ، لم يصدقها أحد - ظهرت لأول مرة في يوم كذبة أبريل.

جزئيًا بسبب واجهة Gmail التي لا معنى لها ، نادرًا ما يتحمل الأشخاص عناء تعلم ميزاته العديدة. بعد كل شيء ، إنه بالفعل سهل للغاية. ولكن بالنسبة لأولئك الذين يأخذون الوقت لتعلم خصوصيات وعمومياتها ، يصبح Gmail أداة أكثر قوة بكثير. فيما يلي 20 نصيحة لمساعدتك في طريقك لتصبح نينجا Gmail.

هذه هي الأداة الوحيدة الأكثر أهمية للتنقل في Gmail. إذا كنت مثل غالبية الناس ، فمن المحتمل أنك لم تستخدمها أبدًا. انقر على هيأ - يقع في أعلى يمين شاشة Gmail - ويدخل إلى عالم جديد شجاع.

أول شيء ستلاحظه عند النقر فوق ملف هيأ هي عدد من الخيارات تحت عنوان يسمى كثافة العرض. يؤدي هذا إلى تعديل درجة الضيق التي تظهر بها رسائل البريد الإلكتروني بجانب بعضها البعض. إنه مفيد عند العمل مع شاشات ذات أحجام مختلفة. حدد الخيار الذي يناسبك.

يمكنك أيضًا اختيار عدد رسائل البريد الإلكتروني التي سيتم عرضها على الصفحة. انقر على هيأ وثم الإعدادات> عام. تحت الحد الأقصى لحجم الصفحة يمكنك تحديد عدد المحادثات (أي رسائل البريد الإلكتروني) لكل صفحة ، من 10 إلى 100.

تذكر أنه عند إجراء تغيير في الإعدادات ، يجب عليك النزول إلى أسفل الصفحة وتحديد حفظ التغيير أو لن يتم الاحتفاظ بالتغييرات التي أجريتها.

يعد اختيار المظهر الخاص بك أحد أكثر التغييرات المرئية إثارة التي يمكنك إجراؤها على Gmail. اذهب إلى هيأ واختر ثيمات. سيتم الترحيب بك من خلال مجموعة متنوعة من الخلفيات. تمنحك الخلفية الملونة الشعور بأنك تعمل مباشرة من سطح المكتب الخاص بك بدلاً من داخل المتصفح. ويمكنك اختيار إحدى الصور الخاصة بك كخلفية لك أيضًا.

إذا كنت تريد العودة إلى الخلفية الافتراضية لـ Gmail ، فاختر الخيار المحدد ضوء.

يمكنك أيضًا اختيار نمط النص الخاص بك. اذهب إلى هيأ و اختار الإعدادات> عام وسترى نمط النص الافتراضي. يمكنك هنا اختيار خط النص وأسلوبه ولونه.

كيف يمكنك الرسم على المواضيع الخاصة بك؟ نحن لا نعني الملابس. الخيوط هي ميزة في العديد من برامج البريد الإلكتروني تجمع الرسائل بردودها. قد يعجبك هذا وقد لا يعجبك ؛ ربما تريد أن ترى كل بريد إلكتروني معروضًا بشكل منفصل. إذا كنت لا تريد أن تتداخل محادثات البريد الإلكتروني مع بعضها البعض ، فيمكنك إيقاف تشغيل هذه الميزة. توجه إلى هيأ واختر الإعدادات> عام وثم عرض المحادثة. اختر زر الاختيار بجوار تم إيقاف عرض المحادثة لوضع حد للخيوط.

يمكنك أيضًا تغيير نمط البريد الوارد الخاص بك. اذهب إلى هيأ و اختار الإعدادات> البريد الوارد. حدد القائمة المنسدلة بجانب نوع البريد الوارد. تم تعيينه على الإعداد الافتراضي ، والذي يعرض رسائل البريد الإلكتروني بالترتيب الذي تم استلامها به. لكن ربما تفضل طريقة أخرى. ربما ترغب في رؤية رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة أولاً ، أو رسائل البريد الإلكتروني المميزة بنجمة ، أو حتى رسائل البريد الإلكتروني المهمة في الأعلى.

لكنك تسأل: كيف يمكن لـ Gmail معرفة ما هو مهم؟ سؤال ممتاز! وهذا يقودنا إلى نصيحتنا التالية.

يمكنك تعليم Gmail الرسائل التي تهمك. يوجد رمز صغير يشبه العلم بجوار كل بريد إلكتروني يتحول إلى اللون الأصفر عند النقر عليه (انظر لقطة الشاشة للحصول على التفاصيل). بالنقر فوقه فإنك تخبر Gmail أنه مهم. بعد فترة ، بدأ Gmail في التعرف على رسائل البريد الإلكتروني هذه على أنها مهمة ويبدأ تلقائيًا في تحديدها. على سبيل المثال ، سيتم تمييز كل بريد إلكتروني يأتي من رئيسك كمهم. على العكس من ذلك ، يمكنك إلغاء تحديد رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة ولكن التي يحددها Gmail عن طريق الخطأ بهذه الطريقة. بعد فترة وجيزة ، سيكون لديك Gmail يقوم بعمل فرز بريدك الإلكتروني نيابة عنك.

يمكن أن يساعدك تنظيم رسائل البريد الإلكتروني بشكل مرئي في تحديد رسائل البريد الإلكتروني المهمة حيث تمنح بريدك الوارد سريعًا مرة أخرى. أداتان Gmail الرئيسيتان للقيام بذلك هما ملصقات و النجوم. لنبدأ بالتصنيفات ، والتي تتضاعف أيضًا كمجلدات في Gmail. لإنشاء تسمية ، انتقل إلى أعلى النافذة وحدد ملف الانتقال إلى أيقونة ، على شكل مجلد.

عند النقر فوقه ، ستحصل على مربع منسدل. يختار خلق جديد إبداع جديد. قم بتسمية التصنيف الجديد الخاص بك وانقر فوق يخلق.

كما ذكرنا ، فإن التصنيفات هي في الحقيقة مجرد الاسم الذي يستخدمه Gmail للمجلدات. تظهر بمحاذاة الجانب الأيسر من صندوق الوارد الخاص بك أسفل مؤلف موسيقى زر. يمكنك جعل رسائل البريد الإلكتروني المصنّفة تظهر بشكل أكبر من خلال تخصيص لون لها. إذا قمت بالتمرير فوق اسم التصنيف ، فسترى سهمًا صغيرًا إلى اليسار. اضغط عليها وسيظهر مربع. في الجزء العلوي من المربع سترى لون التسمية. انقر فوق السهم الموجود على يمين ذلك وسيظهر مربع اختيار لون التسمية. ما عليك سوى النقر فوق اللون الذي تريده وسيكون هذا هو لون الملصق الخاص بك.

النجوم هي طريقة رائعة أخرى لإبراز رسائلك الإلكترونية بشكل مرئي. انظر إلى الحافة اليمنى لقائمة البريد الإلكتروني في بريدك الوارد ، وسترى نجومًا مجوفة. عند النقر فوق نجمة ، ستتحول إلى اللون الأصفر. بوم ، لقد قمت الآن بوضع علامة على الرسالة. يمكن أن تعني ما تريد ؛ قد تشير رسائل البريد الإلكتروني المميّزة بنجمة إلى الرسالة الإلكترونية على أنها مهمة أو تحتاج إلى متابعة أو أي شيء آخر. الأمر متروك لك.

اللون الأصفر رائع ، ولكن لديك العديد من الألوان للاختيار من بينها أيضًا ، مما يوسع بشكل كبير من القيمة التنظيمية لهذه الرموز الصغيرة. في كل مرة تنقر فيها على نجمة ، فإنها تتنقل عبر أحد الألوان المتاحة.

ولكن إليك خدعة: يمكنك التحكم في الألوان (وحتى الأشكال) المتوفرة. انقر على هيأ واختر الإعدادات> عام. انتقل لأسفل إلى النجوم. يمكنك سحب النجوم (والأشكال) بين قسمي ليس قيد الاستخدام وقيد الاستخدام ، مما يمنحك كل القوة في تحديد ما يحدث عند النقر فوق النجوم مرة أخرى في البريد الوارد.

بمجرد تحديد ما تريد ، لا تنس النقر فوقه احفظ التغييرات.

بمجرد عودتك إلى صندوق الوارد الخاص بك ، يمكنك تحديد لون النجمة التي تريدها (أو أي رمز آخر) من خلال النقر بشكل متكرر على أيقونة النجمة بجوار بريدك الإلكتروني. سيتم تشغيله على التوالي من خلال خيارات الألوان الخاصة بك.

يعد إنشاء الفلاتر طريقة رائعة لتحسين إنتاجية Gmail. بشكل أساسي ، تقوم بإنشاء قواعد تعمل على أتمتة استجابة Gmail لرسائل البريد الإلكتروني الواردة. هذا يوفر لك الوقت حيث لم تعد مضطرًا للتعامل مع كل بريد إلكتروني على حدة. يمكن أن تكون القواعد أي شيء ، من نقل رسائل البريد الإلكتروني إلى إعادة توجيهها إلى إرسال رد جاهز.

أولاً ، حدد البريد الإلكتروني الذي تريد إنشاء عامل تصفية له. ثم حدد أكثر من شريط القوائم العلوي وانتقل إلى تصفية رسائل مثل هذه.

في المثال أدناه ، اخترنا بريدًا إلكترونيًا تسويقيًا من Phoenix Symphony. المربع الأول الذي يظهر به من عند: ملء الخط. انقر حيث تقول إنشاء مرشح مع هذا البحث.

بمجرد الانتهاء ، سيتم نقلك إلى مربع آخر حيث يمكنك إنشاء القاعدة أو التصفية التي تريدها. في هذه الحالة ، سننشئ قاعدتين: تخطي البريد الوارد وتصنيف هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني كترويج. بعد تحديد القواعد الخاصة بك ، انقر فوق إنشاء عامل تصفية. بعد القيام بذلك ، ستمر جميع رسائل البريد الإلكتروني من قسم التسويق في Phoenix Symphony عبر البريد الوارد وتنتقل مباشرةً إلى الترقيات.

سترى في هذا المربع أن لديك العديد من الخيارات لإنشاء عامل تصفية. يمكنك تمييز جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من المرسل بنجمة ، (في هذه الحالة ، phoenixsympony.org) ، قم بتطبيق ملصق ، أو تمييزها كمقروءة ، أو حذفها ، من بين احتمالات أخرى.

من خلال إنشاء عوامل التصفية ، ستقدم تدفقًا إلى صندوق الوارد الخاص بك والذي يحافظ على حركة رسائل البريد الإلكتروني في الاتجاه الذي تريده ، مما يضيف بقوة إلى كفاءة بريدك الإلكتروني.

عندما تقوم بإنشاء عامل تصفية ، فلن يكون له أي تأثير على رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها بالفعل - إلا إذا قمت بتحديد ذلك قم أيضًا بتطبيق عامل التصفية على المحادثات المطابقة وهو مربع اختيار على يمين ملف إنشاء عامل تصفية زر.

ربما تكون قد أرسلت بريدًا إلكترونيًا واحدًا على الأقل ترغب في استعادته.

هل ترغب في النقر فوق "تراجع" بعد لحظات من النقر فوق "إرسال"؟ لحسن الحظ ، يمكنك فعل ذلك في Gmail. انقر على هيأ من ثم الإعدادات> عام. انقر فوق مربع الاختيار للتمكين تراجع عن الإرسال واختر مقدار الوقت الذي تريد أن تمنحه لنفسك. ضع في اعتبارك أنه كلما قمت بتعيين فترة سماح للتراجع لفترة أطول ، كلما استغرق الأمر وقتًا أطول لإرسال كل بريد إلكتروني من صندوق الصادر الخاص بك ، لذلك من المحتمل أن تكون 10 أو 20 ثانية كافية.

تعد اختصارات لوحة المفاتيح أداة رائعة للتنقل بسرعة أكبر عبر Gmail. يمكنك استخدامها للتنقل عبر Gmail وأيضًا لمساعدتك في فرز رسائلك. أول شيء عليك القيام به هو تشغيل اختصارات لوحة المفاتيح نظرًا لتعطيل موضعها الافتراضي. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر فوق الترس ، إذن الإعدادات> عام. اذهب إلى اختصارات لوحة المفاتيح وحدد زر الاختيار بجانب اختصارات لوحة المفاتيح قيد التشغيل.

للحصول على قائمة كاملة باختصارات لوحة مفاتيح Gmail ، زيارة هنا. يمكنك أيضًا العثور على ورقة الغش في Gmail هنا.

معظمنا لديه أكثر من حساب بريد إلكتروني. ومن الممكن إضافة هذه الحسابات إلى Gmail ، لذلك لا يتعين عليك تسجيل الدخول إلى حسابات متعددة للتحقق من بريدك الإلكتروني ، طالما أنها حسابات POP3 عادية.

ستحتاج إلى معرفة إعدادات حسابات البريد الإلكتروني التي تخطط لإضافتها. بمجرد حصولك على هذه المعلومات ، انتقل إلى Gear ، إذن الإعدادات> الحسابات والاستيراد. ثم حدد أضف حساب بريد POP3 تملكه.

من هنا ، فقط أدخل المعلومات التي يطلبها Gmail. سيحاول Gmail ملء جزء من هذا تلقائيًا ، لكنه قد يخطئ. من الأفضل معرفة هذه المعلومات مسبقًا وإدخالها يدويًا. ستلاحظ أيضًا وجود زر بجوار اترك نسخة من الرسائل المستردة على الخادم. حدد هذا إذا كنت تتحقق من البريد بشكل متكرر لهذا الحساب من أماكن أخرى. بمجرد ملء المعلومات ، انقر فوق إنشاء حساب. لقد قمت الآن بإعداد Gmail لتلقي رسائل البريد الإلكتروني من حسابك الآخر.

سيتم سؤالك أيضًا عما إذا كنت تريد أيضًا أن تكون قادرًا على ذلك يرسل رسائل البريد الإلكتروني من هذا الحساب. إذا حددت نعم ، فستلاحظ في المربع التالي أنه سيتم سؤالك عما إذا كنت تريد ذلك تعامل كاسم مستعار. هذا اختيار شخصي يؤثر على إعدادات البحث أكثر من أي شيء آخر. يمكنك معرفة المزيد من التفاصيل هنا. بشكل أساسي ، إذا اخترت تعامل كاسم مستعار، عند البحث عن "من: أنا" ، سيتعامل Gmail مع هذا العنوان الجديد أيضًا على أنه "أنا" - أي أنت - وسحب جميع رسائل البريد الإلكتروني من الحساب الجديد الذي أضفته.

سيُطلب منك أيضًا ملء معلومات الخادم الصادر وكلمة المرور. عند النقر فوق التالي ، قد يُطلب منك رمز تأكيد يثبت أنك تمتلك هذا الحساب بالفعل ، والذي سيتم إرساله عبر البريد الإلكتروني أو إرساله إلى هاتفك. مع اكتمال هذه الخطوة ، تكون جاهزًا للانطلاق. سترى البريد الإلكتروني الجديد تحت إرسال البريد باسم: في الحسابات والاستيراد تحت الإعدادات.

عندما تذهب بعد ذلك إلى إرسال بريد إلكتروني ، ستلاحظ وجود مربع قائمة منسدلة في ملف من عند: خط البريد الإلكتروني الخاص بك. يمنحك خيار إرسال بريد إلكتروني من حساب Gmail الأصلي أو الحساب الجديد الذي أضفته. قد ترغب في توخي الحذر من أنك ترسل من العنوان الذي تريد الإرسال منه. هناك وضع في الحسابات والاستيراد هذا يتيح لك الرد من نفس العنوان الذي تم إرسال الرسالة إليه. مع هذا التحديد ، يجب أن تتجنب أي أخطاء إذا كان هدفك هو أن يكون لديك دائمًا إلى: ومن: نفس الشيء.

يمكن أن تكون إضافة حسابات بريد إلكتروني أخرى معقدة بعض الشيء. لذلك نحن نتابعها بنصيحة بسيطة يمكن أن توفر لك الكثير من التوتر. ربما لاحظت أنك جمعت عددًا غير لائق من رسائل البريد الإلكتروني الترويجية. حان الوقت لتوديعهم واستخدام المساحة الثمينة التي تبلغ 15 جيجابايت من Gmail التي تخصص لك لأشياء أكثر أهمية.

قد تعرف بالفعل أنه إذا قمت بالنقر فوق الزر اختر الكل في الزاوية اليسرى القصوى من شريط القائمة العلوي ، يتم تحديد 100 رسالة بريد إلكتروني فقط (أو مع ذلك العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي قمت بتعيينها لصفحة واحدة). إذا كان لديك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، فسوف يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لحذفها 100 في المرة الواحدة.

اتضح أن الحل يختبئ على مرأى من الجميع - وربما لم تلاحظه أبدًا. عند تحديد الكل ، إذا كان هناك المزيد من رسائل البريد الإلكتروني في هذا المجلد أو التسمية غير المناسبة للصفحة الحالية ، فستحصل دائمًا على خيار تحديد جميع رسائل البريد الإلكتروني. انقر فوق الارتباط الموجود في الرسالة الصفراء لتحديد كل شيء.

بمجرد تحديد رسائل البريد الإلكتروني ، انقر فوق حذف. خلص و أنتهى!

عوامل تشغيل البحث هي اختصارات لوحة المفاتيح لعالم البحث. سيوفر لك تعلمهم الآن الكثير من الغربلة لاحقًا. سوف يساعدون في تحسين البحث عندما تبحث عن هذا البريد الإلكتروني في كومة قش.

تشمل عوامل تشغيل البحث في Gmail من عند: والتي ، عند اتباعها باسم ، ستعثر تلقائيًا على جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من هذا الشخص. وبالمثل ، هناك ل: الذي يحدد المستلم. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد العثور بسرعة على جميع رسائل المعجبين الخاصة بك إلى أسطورة الكتاب الهزلي ستان لي ، فستكتب إلى: ستان لي وستظهر القائمة في بريدك الوارد. يمكنك أيضا البحث عن طريق الموضوع مع الموضوع: كتب فكاهية. (لاحظ أنه لا توجد مسافة بين النقطتين ومصطلح البحث.) يمكنك أيضًا البحث عن طريق التصنيفات (ملصق:) وفرز رسائل البريد الإلكتروني حسب المرفقات (لديها مرفق).

هناك العديد من الطرق الأخرى للبحث ويوفر Gmail قائمة بعوامل تشغيل البحث هنا.

كثيرًا ما يضيف مهندسو Google أشياء "تجريبية" لتحسين Gmail. Google Labs هو المكان الذي يمكنك فيه تجربة بعض هذه الميزات الجديدة أولاً.

الغوص مباشرة من خلال النقر فوق هيأ واختيار الإعدادات> الميزات الاختبارية. لقد دخلت للتو منطقة الاختبار. ستجد هنا أشياء مثل رمز المصادقة للمرسلين الذين تم التحقق منهم (أداة لمنع مرسلي البريد العشوائي من محاكاة الرسائل لجعلها تبدو وكأنها واردة من موقع ويب موثوق به). لتجربتها ، انقر ممكن.

جرب أيهما تريد ؛ يمكنك دائمًا تعطيل تلك التي تقرر أنك لست بحاجة إليها حقًا.