لفترة طويلة جدًا ، قام Microsoft Word بتضمين قوالب لأوراق الملصقات القابلة للطباعة بالإضافة إلى المستندات الشائعة مثل الرسائل. باستخدام تخطيطات الملصقات للعديد من البائعين ، يمكن لـ Word إما طباعة إدخال واحد على ملصق معين أو إنتاج ورقة كاملة من الملصقات دفعة واحدة.
إذا كانت لديك قائمة بجهات الاتصال في دفتر عناوين Outlook أو جدول بيانات Excel أو قاعدة بيانات Access ، فيمكن لدمج المراسلات استيراد المعلومات لإنشاء سلسلة من الملصقات تلقائيًا. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء قائمة بريدية خاصة بك مباشرةً في Word أثناء دمج المراسلات. Microsoft Mail Merge ليس سحرًا ، لكنه يمكن أن يعمل بهذه السرعة تقريبًا.
فيديو اليوم
من الواضح أن Mail Merge يتضمن الكثير من الفوائد للمنازل البريدية والشركات الكبيرة التي تجري المراسلات الجماعية. لكنه مفيد جدًا لعامة الناس. إذا لم تعد بحاجة إلى تسليم كل مغلف ، فقد تعود عائلتك بروح إرسال بطاقات عطلة جميلة (ورقية) كل شهر ديسمبر. إذا كنت تساعد في تشغيل منطقة التجارة التفضيلية المحلية أو فرقة الكشفية ، فقد يكون دمج المراسلات مفيدًا جدًا لإرسال النشرات.
كيف يعمل دمج المراسلات؟
هناك ثلاثة مستندات متضمنة في دمج المراسلات. عندما يتعلق الأمر بالتسميات ، فإن المستند الرئيسي هو المستند الذي تستخدمه لإعداد التخطيط ، بما في ذلك شعار الشركة أو عنوان المرسل الخاص بك على ملصقات الشحن ، إذا كنت تريد تضمينها. القائمة البريدية الخاصة بك ، والتي تحتوي على العناوين التي سيتم طباعتها على الملصقات ، هي مصدر البيانات. ينتج هذان المستندين ، مجتمعين ، تسميات العناوين. هنا رسم تخطيطي:
هناك بعض المشاكل غير المتوقعة.
إذا كنت تستخدم Excel أو Outlook أو Access كمصدر بيانات ، على سبيل المثال ، فأنت بحاجة إلى مراعاة بعض القواعد التي قد لا تكون واضحة على الفور. على سبيل المثال ، عند استخدام جدول بيانات Excel ، تحتاج إلى التأكد من تنسيق عمود الرموز البريدية أو الرموز البريدية كنص حتى لا تفقد أي أصفار.
أيضًا ، لا يمكنك استخدام جهات اتصال Outlook الخاصة بك كمصدر بيانات ما لم تكن قد جعلت Outlook برنامج البريد الإلكتروني الافتراضي الخاص بك.
قد يكون من الأسهل استخدام Word كمصدر للبيانات ، خاصةً إذا كنت من ذوي الخبرة في Word ولكنك لست على دراية تامة بأدوات إنتاجية المكاتب الأخرى من Microsoft.
فيما يلي كيفية إنشاء ملصقات بريدية أساسية وطباعتها بسرعة في معظم إصدارات Word ، كل ذلك داخل Word ، دون المرور خلال روتين معالج دمج المراسلات الكامل خطوة بخطوة.
الخطوة 1. قم بإعداد المستند الرئيسي للتسميات
في Word ، انتقل إلى قائمة "ملف". حدد مستند جديد ثم مستند فارغ.
في علامة التبويب المراسلات ، انتقل إلى مجموعة بدء دمج المراسلات واختر بدء دمج المراسلات والتسميات. في مربع الحوار Label Options ، حدد ما إذا كنت تخطط لاستخدام تغذية مستمرة أو طابعة تغذية بالورق.
حقوق الصورة: جاكلين إميج / تيكوالا
ثم ضمن معلومات الملصق ، اختر بائع الملصق الخاص بك ورقم المنتج الذي يتوافق مع حزمة الملصقات التي ستستخدمها. اضغط موافق.
الخطوة 2. قم بإعداد القائمة البريدية في Word
انتقل إلى تحديد المستلمين واختر اكتب قائمة جديدة.
في مربع الحوار قائمة عناوين جديدة الذي يظهر ، اكتب معلومات لكل عضو في قائمتك البريدية في كل عمود بالشكل المناسب. (لقد فعلنا ذلك أدناه بقائمة قصيرة من الشخصيات الخيالية.)
حقوق الصورة: جاكلين إميج ، تيكوالا
استخدم مفتاح Tab للانتقال من عمود إلى آخر أو التقدم إلى الصف التالي في الجدول. لإنشاء صف جديد في الجدول ، اختر إدخال جديد أو اضغط على ALT + N.
تمنحك ميزة سهلة الاستخدام تسمى تخصيص الأعمدة قدرًا كبيرًا من المرونة بشأن المعلومات التي يجب تضمينها في ملصقاتك البريدية. كما هو موضح أدناه ، يمكنك إزالة أعمدة مثل العنوان أو سطر العنوان 2. يمكنك أيضًا إزالة أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني أيضًا ، حيث إنها ليست مطلوبة بشكل شائع في تسميات العناوين ، على أي حال.
حقوق الصورة: جاكلين إميج ، تيكوالا
أيضًا في تخصيص الأعمدة ، يمكنك إضافة أعمدة جديدة أو إعادة تسمية الأعمدة الموجودة أو تغيير ترتيب الأعمدة في القائمة. بعد إجراء جميع التغييرات التي تريدها على الأعمدة ، اختر "موافق".
عندما تنتهي من إضافة كل الأشخاص الذين تريدهم إلى قائمتك ، انقر فوق "موافق".
في مربع الحوار حفظ قائمة العناوين ، قم بتسمية الملف الجديد الخاص بك ، ثم اختر حفظ.
بعد إضافة جميع العناوين إلى قائمتك البريدية ، ستنتهي في النهاية بقائمة من مستلمي دمج المراسلات تبدو كالتالي:
حقوق الصورة: جاكلين إميج ، تيكوالا
الخطوة 4. أضف العناوين إلى التسميات الخاصة بك
لا يعرف Word بالضرورة كيف تريد تصميم ملصقاتك. في الخطوة التالية ، انتقل إلى كتلة العنوان لتحديد مكان ظهور العناوين على الملصقات.
بعد تحديد كتلة العنوان ، انقر فوق "موافق". سيقوم Word بإدراج كتلة العنوان في تسمية العنوان الأولى على الصفحة. بعد ذلك ، حدد تحديث جميع الملصقات لنسخ دفتر العناوين على جميع الملصقات في جميع أنحاء الصفحة.
الخطوة الخامسة. معاينة وطباعة ملصقاتك
في صفحة معاينة النتائج ، يجب أن تشاهد معاينة لجميع العناوين الموجودة على الصفحة.
إذا بدا كل شيء على ما يرام ، فانتقل إلى Finish & Merge لطباعة ملصقاتك. إذا واجهت أي مشكلة ، أو إذا قررت أنك تريد تسميات ذات مظهر مربي الحيوانات ، فارجع إلى قائمة ملف وابدأ مستندًا فارغًا جديدًا.
عد إلى مجموعة Start Mail Merge ، هذه المرة حدد المعالج - المعالج الموجود في Mail Merge ، بالطبع ، ليس المعالج الموجود في Dorothy's Land of Oz.
