V jednom kalendári Outlooku môžete naplánovať viacero konferenčných miestností.
V rušnej kancelárii s viacerými konferenčnými miestnosťami môže byť ťažké sledovať, ktoré konferenčné miestnosti sa v akom čase používajú. Kalendár v programe Microsoft Outlook možno použiť na plánovanie schôdzok, stretnutí a udalostí a možno ho použiť aj na udalosti v rámci celej kancelárie, ako je napríklad plán konferenčných miestností. Môžete si nakonfigurovať jeden kalendár na plánovanie všetkých konferenčných miestností, takže zamestnanci môžu jednoducho vidieť dostupnosť konferenčnej miestnosti na ľubovoľný čas a dátum.
Krok 1
Otvorte Microsoft Outlook. Kliknite na „Kalendár“ na paneli Obľúbené. Kliknite pravým tlačidlom myši na „Kalendár“ a vyberte „Nový kalendár“. Zadajte názov nového kalendára, napríklad „Rozvrh konferenčnej miestnosti“.
Video dňa
Krok 2
Kliknite na „Zobrazenie plánu“ v rozhraní pásu. Kliknite pravým tlačidlom myši v kalendári a vyberte možnosť „Nová schôdzka“.
Krok 3
Kliknite na „Kategorizovať“ na páse s nástrojmi a vyberte „Všetky kategórie“. Zvýraznite kategóriu farieb a kliknite na „Premenovať“. Zadajte názov pre kategóriu, napríklad „Konferenčná miestnosť 1“ alebo „Konferenčná miestnosť vo vstupnej hale“. Premenujte ďalšie farebné kategórie, jednu pre každú konferenciu miestnosť. Kliknite na „OK“.
Krok 4
Do textového poľa Predmet zadajte názov schôdze alebo udalosti. Do textového poľa Umiestnenie zadajte názov alebo číslo konferenčnej miestnosti. Zadajte deň a čas začiatku používania konferenčnej miestnosti a čas ukončenia používania. Ak je konferenčná miestnosť potrebná na viac dní, môžete zmeniť aj dátum ukončenia.
Krok 5
V hlavnom okne zadajte podrobnosti o stretnutí naplánovanom v konferenčnej miestnosti. Môžete pridať popis stretnutia a zoznam účastníkov.
Krok 6
Kliknite na „Kategória“ na páse s nástrojmi a kliknite na konferenčnú miestnosť, kde sa bude konať schôdza. Táto farba označuje schôdzu v kalendári a ľahko rozlišuje medzi viacerými konferenčnými miestnosťami používanými súčasne.
Krok 7
Kliknutím na „Uložiť a zatvoriť“ zatvoríte udalosť v konferenčnej miestnosti a vrátite sa do kalendára.
