直接および間接のビジネス用メールを作成するためのヒント

ビジネスメッセージは通常、直接パターンまたは間接パターンのいずれかに従います。 これは、主要なアイデアが良いニュース、悪いニュース、中立的なニュースのいずれであるかに応じて、メッセージで伝達される情報を整理する方法です。 読者が主要なアイデアにどのように反応すると思うかに応じて、ビジネスメールに最も効果的なパターンを選択してください。

直接の電子メールでは、要点は最初にあり、その後に詳細、説明、またはそれを裏付ける証拠が続きます。 このように編成された電子メールは、メッセージの目的にすぐに到達することにより、読者の時間を節約します。 また、読者が以下の詳細を文脈と視点で説明するのにも役立ちます。 これにより、読者が要点を見つけるために情報の段落をくまなく調べなければならないことに不満を感じるのを防ぐことができます。 直接パターンは、読者が抵抗するのではなく、要点を受け入れる場合に最適に機能します。

あなたの読者が満足している、穏やかに興味を持っている、または中立である（何らかの形でそれについての感情を持たない）場合は、直接パターンを使用してください。 契約を履行するための入札後のクライアントからの電子メールについて考えてみます。 契約を勝ち取った場合、手紙は「あなたの入札は審査されました、そして私たちはあなたの 契約のビジネス。」要点が良いニュースまたは中立的なニュースである場合は、すぐにそれを伝え、フォローアップします。 詳細。 日常的なタスク、注文、確認を扱うものを含め、ほとんどの電子メールはこのアプローチを使用します。

間接的な電子メールでは、要点はメッセージの後半、詳細、説明、または証拠の後にあります。 電子メールで間接的なパターンを使用することは、読者の気持ちを尊重していることを示しています。これは、要点によって傷つけられる可能性があります。 それを積み上げることによって、あなたはあなたの読者がそれを受け取る準備ができていることを可能にします。 また、メッセージの冒頭で読者をすぐに動揺させる主な考えを表明した場合、読者にあなたの意見を聞くように促す試みでもあります。読者は読むのをやめる可能性があります。 全体として、目標は読者の否定的な反応を最小限に抑えることです。

読者が興味を示さない、不快な、または敵対的である場合は、間接的なパターンを使用してください。 クライアントからのメールをもう一度考えてみましょう。 あなたが勝てなかった場合、手紙は異なって始まります：「私たちの契約に取り組むために入札を提出してくれてありがとう。 すべての入札を慎重に検討したなど。」すでにご存知だと思いますが、とにかく読み続けている要点は、かなり後のことです。 リクエストを拒否したり、申し立てを拒否したりする場合など、要点が悪いニュースである場合は、間接メールを使用してください。 このアプローチは、何かを販売しようとしているときや機密情報を共有しているときにもうまく機能します。