A toborzási táblázatok központi csomópontként szolgálhatnak a toborzási folyamat megszervezésében.
Hozzon létre egy új Excel-munkafüzetet a toborzó kampányához. Mentse el a munkafüzetet értelmes címmel: „Toborzási sablon” vagy „Értékesítők 2014. június”, hogy könnyen hozzáférhessen a megfelelő adatokhoz.
Írja be a nyomon követni kívánt mezőket az 1. sorban balról jobbra haladva. Kezdje a jelentkező azonosítóival, például „Vezetéknév”, „Keresztnév”, „Telefon”, „E-mail” és „Cím”. Használjon bármilyen toborzási folyamata szempontjából fontos mezőket, és álljon ellen a kísértésnek, hogy egyesítse az adatokat, amelyek korlátozhatják az Ön toborzási folyamatát keres. Például, ha hagyományos levélben kíván kapcsolatba lépni a jelentkezőkkel, fontolja meg a „Cím” kiterjesztését az „utca”, a „város” és az „irányítószám” kifejezésre, hogy megkönnyítse a keresést és a levelek egyesítését.
Folytassa az 1. sor többi követési elemével. Ide tartozhat az „Állapot”, ahol egy hozzáértő Excel-felhasználó legördülő listákat adhat hozzá olyan bejegyzésekkel, mint a „Fogadott”, „Kiinterjúvolt” és „Elutasítva”, bár lehet, hogy csak szöveges bejegyzésekre van szüksége. További hasznos oszlopok lehetnek: „Megjegyzések”, „Következő lépések”, valamint egy mező, amely a jelentkező önéletrajzára mutató hiperhivatkozást nyújtja, ha azt digitálisan tárolják.
Adjon hozzá oszlopokat belső használatra, például „Jelentkezés forrása”, „Toborzó” – ha több is van az osztályán, vagy külső ügynökségeket vesz igénybe – és minden más mezőt, amelyet a jelentkezők összehasonlítására használhat. Az olvashatóság javítása érdekében érdemes lehet táblázatként formázni a táblázat adatterületét a menüsorban található előre beállított értékek segítségével.
Az adatok hozzáadása előtt mentse el a táblázatot, esetleg a „Biztonsági mentés” szót fűzze a fájlnévhez, hogy biztosan legyen tiszta másolata a jövőbeli kampányokhoz vagy a felülvizsgálat alapjaként. A táblázat sablonként történő mentése ezt is lehetővé teszi, így egyszerűen indíthat új toborzó kampányokat, vagy rendszerezheti a jelentkezőket olyan időszakok szerint, mint havi, negyedéves vagy éves.
