De nombreuses banques proposent désormais d'exporter les relevés et les transactions enregistrées dans un fichier .QBO que le programme de comptabilité d'entreprise QuickBooks peut importer dans les comptes de votre entreprise, que ce soit sur un PC ou un Mac. Le fichier de relevé bancaire en ligne QuickBooks affichera une liste des transactions de paiement et de dépôt téléchargées, y compris les dates et les bénéficiaires des chèques et des paiements par carte de débit. La mise à jour de votre registre bancaire QuickBooks consiste alors simplement à comparer les transactions importées à ce que vous avez enregistré et à transférer toutes les transactions manquantes vers le registre.
Étape 1
Cliquez sur l'élément de menu « Banques » dans QuickBooks lorsque vous êtes en ligne, et dans la liste déroulante qui apparaît, voyez si votre institution financière est répertoriée. Vous pouvez également consulter directement le site Web de votre banque pour découvrir s'il dispose d'une fonction d'exportation qui enregistre en tant que fichier .QBO.
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Étape 2
Téléchargez vos transactions depuis la banque, généralement sur une période définie.
Étape 3
Ouvrez votre fichier d'entreprise dans QuickBooks. Dans le menu "Fichier", sélectionnez "Importer", puis dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez "À partir de Web Connect". Localisez le fichier dans la nouvelle fenêtre et cliquez sur "Ouvrir". Une fenêtre s'ouvre et affiche les transactions téléchargées.
Étape 4
Choisissez le compte dans la liste déroulante qui correspond au registre que vous utilisez, probablement en le vérifiant. La liste dans la fenêtre des transactions téléchargées affiche les éléments qui correspondent à ce que vous avez déjà enregistré dans votre registre, et les transactions que le programme ne peut faire correspondre avec aucun des entrées.
Étape 5
Confirmez qu'une transaction qui ne correspond pas automatiquement n'est pas un doublon. Les dates peuvent différer du moment où vous écrivez le chèque et du moment où il est compensé par la banque. Vérifiez également les erreurs dans les entrées manuelles que vous avez effectuées dans votre registre. Pour les entrées téléchargées qui sont des doublons, sélectionnez l'entrée et cliquez sur le bouton « Match » pour forcer le logiciel à faire correspondre la transaction. Si cela ne fonctionne pas, cliquez sur le bouton Supprimer. Pour les entrées téléchargées qui ne sont pas des doublons, sélectionnez l'entrée et cliquez sur « Ajouter un pour s'inscrire ». L'entrée est ajoutée à votre registre de vérification et l'entrée téléchargée est maintenant marquée comme correspondante.
Étape 6
Modifiez la transaction si nécessaire dans votre registre pour la joindre à un compte de dépenses ou de revenus spécifique, et pour faire correspondre les noms des clients ou des fournisseurs avec ce que vous avez répertorié dans votre fichier d'entreprise QuickBooks.
Étape 7
Répétez jusqu'à ce que seules les transactions correspondantes restent dans la fenêtre des transactions téléchargées. Vérifiez le solde pour voir s'il correspond à votre solde bancaire, à l'exception des transactions en cours. Lorsque votre registre est équilibré, fermez la fenêtre de téléchargement. Vous avez terminé.
