Sisällys
- Vaihe 1: Valmistele tietosi
- Vaihe 2: Kokeile suositusta
- Vaihe 3: Mukauta pivot-taulukkoasi
- Vaihe 4: Luo omat pivot-taulukot tyhjästä
- Vaihe 5: Investoi oppimiseen
Ennen kuin aloitamme, mitä pivot-taulukot tarkalleen ottaen ovat hyviä? Yksinkertaisesti sanottuna pivot-taulukoiden avulla voit tarkastella samoja tietoja eri tavoin ja eri näkökulmista, mikä helpottaa syvällisen analyysin tekemistä ja tärkeiden trendien havaitsemista. Kun arvioit esimerkiksi myyntituloksia, saatat haluta tarkastella yksittäistä henkilöä, tiettyä tuotetta tai tiettyä ajanjaksoa. Pivot-taulukon avulla voit luoda yhden tietojoukon ja vaihtaa sitten helposti painopisteesi yhdestä asiasta toiseen – analyysi, joka olisi työlästä suorittaa manuaalisesti.
Suositellut videot
Huomaa, että tarvitset Excel 2016 täysi versio pivot-taulukoiden käyttämiseen. Universal Windows Platform (UWP) Windows 10 Excel-versio ei sisällä sitä ja monia muita edistyneet Excel-ominaisuudet. Lopuksi, jos haluat kokeilla uusia Excelin ominaisuuksia, liity Office Insider -ohjelma ja ehkä ensimmäinen, joka kokee uuden pivot-taulukkotoiminnon.
Liittyvät
- Kuinka löytää Windows 11 -tuoteavain
- Microsoft hoitaa toimistoasi. Microsoft 365 Personal haluaa johtaa myös perhettäsi
Vaihe 1: Valmistele tietosi
Ehkä tärkein vaihe Excelin pivot-taulukoiden käytössä on tietojen huolellinen järjestäminen. Helpoin tapa tehdä tämä on käyttää Excel taulukot, jonka avulla voit lisätä rivejä, jotka sisällytetään pivot-taulukkoon aina, kun painat Päivitä. Mutta ainakin haluat, että tietosi ovat taulukkomuodossa informatiivisilla sarakeotsikoilla ja johdonmukaisilla sarakkeiden sisällä olevilla tiedoilla.
Oletetaan esimerkiksi, että haluat analysoida yrityksesi myyntitietoja. Sinulla on kuusi myyjää, jotka myyvät kolmea tuotetta useilla alueilla. Tuotteesi on räätälöity jokaiselle asiakkaalle, joten hinnat vaihtelevat. Tässä on esimerkkitaulukko, jossa on fiktiivisiä tietoja, jotta saat käsityksen siitä, kuinka tiedot voidaan järjestää pivot-taulukkoa ajatellen.
Taulukko luotiin yksinkertaisesti syöttämällä ensin tiedot, valitsemalla sitten koko alue ja siirtymällä sitten kohtaan Lisää > Taulukko. Sinun ei myöskään tarvitse tehdä tätä vaihetta, mutta se on suositeltavaa, jos haluat lisätä tietorivejä myöhemmin ja helpottaa pivot-taulukon päivittämistä.
Mark Coppock/Digital Trends
Vaihe 2: Kokeile suositusta
Excel on täynnä hienoja temppuja, jotka helpottavat tietojen käsittelyä, ja aina kun mahdollista, se yrittää arvata, mitä haluat saavuttaa, ja suorittaa sitten automaattisesti muutaman vaiheen. Tämän hyödyllisen luonteen osoittaa tässä Recommended PivotTables -työkalu, joka tarkastelee tietojasi ja tarjoaa joitain loogisia vaihtoehtoja asioiden analysointiin ja esittämiseen.
Jos haluat käyttää suositeltua pivot-taulukkoa, siirry kohtaan Lisää > Suositellut pivot-taulukot. Excel tarjoaa sinulle muutamia vaihtoehtoja, joita voit harkita. Esimerkissämme Excel tarjoaa 10 erilaista pivot-taulukkoa, jotka tarkastelevat myyntitietojamme useista eri näkökulmista. Huomaa, että sarakkeiden nimeämisellä on merkitystä. Excel lukee nämä otsikot ja tarjoaa järkevimpiä suosituksia. Jos haluat tarkastella esimerkiksi myyntihintoja, älä käytä termiä "kustannus", koska Excel perustaa suosituksensa sen mukaan.
Yksi suositus on "Kokonaismyynnin summa asiakkaan mukaan". Jos valitsemme tämän vaihtoehdon, Excel jatkaa pivot-taulukon luomista.
Mark Coppock/Digital Trends
Huomaa, että pivot-taulukko näyttää vain tiedot, jotka liittyvät nykyiseen analyysiimme. Oikealta puolelta löydät ehdot, joita Excel käytti sen luomiseen Pivot-taulukon kentät -valintaikkunassa. Käsittelemme, mitä kukin näistä kentistä tarkoittaa seuraavassa mukauttamista koskevassa osiossa.
Vaihe 3: Mukauta pivot-taulukkoasi
Jokainen tämän valintaikkunan kohteista on tärkeä pivot-taulukon toiminnan määrittämiseksi. Napsauta määritysratasta muuttaaksesi tämän valintaikkunan ulkoasua sinulle parhaiten sopivaksi.
Kenttien valinta
Täällä voit valita, mitkä sarakkeet sisällytetään pivot-taulukkoon. Se, miten nämä tiedot täyttyvät pivot-taulukossa, määräytyy niiden edustaman tietotyypin – Excelin – mukaan selvittää puolestasi, haluatko lisätä sarakkeen pivot-taulukkoon vai lisätä kentän tiedot -kenttään pöytä. Jos esimerkiksi valitset "Tuotteet", Excel olettaa, että haluat lisätä kunkin asiakkaan nimikkeiden määrän.
Mark Coppock/Digital Trends
Toisaalta, jos valitset Päivämäärän, Excel sijoittaa tiedot taulukkoon ja järjestää myynnit sen mukaan, milloin ne tapahtuivat.
Mark Coppock/Digital Trends
Kun työskentelet omien pivot-taulukoiden parissa, voit kokeilla, kuinka lisätyt ja poistavat kentät vaikuttavat näytettäviin tietoihin. Huomaat, että Excel tekee hienoa työtä järkevien valintojen tekemisessä, mutta voit myös muuttaa asioita, jos Excelin valinnat eivät ole järkeviä.
Suodattimet
Vedä kohteita kenttien valintaluettelosta "Suodattimet"-osioon, jos haluat rajoittaa näytettävää dataa. Jos esimerkiksi vedät "Asiakas" -kohdan "Suodattimet"-osioon, voit helposti näyttää vain yhden tai tietyn asiakkaan tiedot.
Mark Coppock/Digital Trends
Sarakkeet
Vedämällä kenttiä Sarakkeet-osioon voit laajentaa tietojen raportointitapaa. Jälleen, kun vedät kentän tähän osioon, Excel yrittää selvittää, miten haluat tiedot esitetään. Jos esimerkiksi vedät "Päivämäärä" "Sarakkeet"-osioon, Excel näyttää myynnit yhteenvetona loogisimmalta ajanjaksolta, joka tässä tapauksessa on kuukausi. Tämä olisi hyödyllistä, jos ensisijainen huolenaiheesi olisi kuinka paljon myytiin kuukausittain asiakkaiden ostotottumuksia silmällä pitäen.
Mark Coppock/Digital Trends
Rivit
Vastaavasti voit vetää kenttiä Rivit-osioon upottaaksesi erilaisia tietoja pivot-taulukon riveihin. Jälleen, jos vedämme "Päivämäärä" "Rivit"-osioon, Excel jakaa myynnit asiakaskohtaisesti kuukaudessa, mutta tiedot kootaan asiakaskohtaisesti eikä kuukausittain, kuten edellisessä esimerkissä. Tässä tapauksessa olet enimmäkseen huolissasi siitä, kuinka paljon myit kullekin asiakkaalle, mutta haluat myös havaita kaikki aikaperusteiset trendit.
Mark Coppock/Digital Trends
Arvot
Lopuksi Arvot-osio määrittää, kuinka analysoit tietojasi. Kaikissa tähänastisissa esimerkeissämme olemme tarkastelleet kokonaismyyntiä. Jos napsautat alanuolinäppäintä tässä osiossa, voit määrittää arvokentän asetukset katsomaan erilaista numeerista laskelmaa.
Mark Coppock/Digital Trends
Oletetaan esimerkiksi, että haluat tarkastella myynnin keskiarvoja kokonaismyynnin sijaan. Sinun tarvitsee vain valita "Keskiarvo" arvokentän asetusten valintaikkunassa. Voit myös määrittää numeromuodon niin, että tulokset ovat järkevimpiä.
Mark Coppock/Digital Trends
Nyt sen sijaan, että otamme huomioon kokonaismyyntiä asiakkaiden mukaan ja sitten laskemme loppusumman, tarkastelemme keskimääräistä myyntiä yrityskohtaisesti ja sitten koko yrityksen keskimääräistä myyntiä. Tämä auttaisi esimerkiksi arvioitaessa, mitkä asiakkaat ovat myynnin suhteen keskiarvon ylä- tai alapuolella ja mitkä ansaitsevat siten eniten (tai vähiten) huomiota. Esimerkissämme Acme Engineering ja Jones Roofing eivät ehkä ansaitse yhtä paljon myyntihuomiota kuin muut.
On selvää, että pivot-taulukot tarjoavat lukuisia vaihtoehtoja, jotka tekevät tietojen leikkaamisesta ja paloittelusta helppoa. Pivot-taulukoiden tehokkaan käytön temppu on päättää tarkalleen, mitä haluat nähdä, ennen kuin aloitat asetusten käyttämisen. Haluat myös varmistaa, että tietosi vastaavat sitä, miten olet asettanut taulukon ja miten olet nimennyt otsikot. Mitä huolellisempi olet asettaessasi asioita, sitä tehokkaampia pivot-taulukot ovat.
Vaihe 4: Luo omat pivot-taulukot tyhjästä
Kun olet pelannut pivot-taulukkoominaisuuden kanssa ja ymmärtänyt, kuinka eri vaihtoehdot vaikuttavat tietoihisi, voit aloittaa pivot-taulukon luomisen alusta. Prosessi on samanlainen kuin suosituksen käyttäminen, vain siirryt kohtaan Lisää > Pivot-taulukko ja valitset sitten tietosi manuaalisesti ensimmäisenä vaiheena.
Meidän tapauksessamme tämä tarkoittaa Taulukko1:n valitsemista, mutta voimme myös valita joukon tietoja tai hakea ulkoisesta tietolähteestä. Voimme myös päättää, haluammeko luoda uuden laskentataulukon vai sijoittaa pivot-taulukon tietojemme viereen tiettyyn paikkaan olemassa olevalla laskentataulukolla.
Mark Coppock/Digital Trends
Kun olemme tehneet valintamme, meille näytetään tyhjä pivot-taulukko ja Pivot-taulukon kentät -valintaikkuna.
Mark Coppock/Digital Trends
Oman pivot-taulukon luominen on sitten vain yksinkertaista kenttien valintaa ja sen määrittämistä, kuinka haluamme tiedot laskea ja näyttää. Oletetaan, että haluamme nähdä myyjien menestymisen kuukaudessa ja vuoden kokonaismyyntiä. Valitsemme "Myyjä", "Päivämäärä" ja "Kokonaismyynti"-kentät, vedämme "Myyjä"-kentän "Suodattimet"-osioon ja määritämme arvot näytettäväksi valuuttana. Excel lisää automaattisesti asiaankuuluvat päivämääräkohteet "Rivit"-osioon ja olettaa, että haluamme nähdä summia.
Mark Coppock/Digital Trends
Oletusarvoisesti Excel näyttää kaikki tiedot kaikista myyjistä. Voimme myös valita yksittäisen myyjän näkemään vain hänen tiedot. Tässä tapauksessa näemme, että Judy Frenchillä oli myyntiä vain kolmessa kuukaudessa, vaikka hänen kokonaismyyntinsä olivat merkittävät. Tämä saattoi tarkoittaa, että hänen myyntiprosessinsa oli pidempi, koska hän tavoitteli valaita kalojen sijaan – arvokas päätelmä, jos se pitää paikkansa. Ehkä sijoittaminen avustajaan, joka auttaisi Judya sulkemaan myyntinsä nopeammin, olisi hyvä idea.
Mark Coppock/Digital Trends
Vaihe 5: Investoi oppimiseen
Jos haluat saada Todella hyvä käyttämään Excelin pivot-taulukoita, käytä aikaa oppiaksesi hieman enemmän siitä, miten se käyttää eri tietotyyppejä. Microsoft tarjoaa omia koulutusresurssejaan ja niitä on joukko kolmannen osapuolen kouluttajat harkita.
Yleensä tämä tarkoittaa kuitenkin Exceliin kaivaamista tavalla, joka ei kuulu tämän oppaan soveltamisalaan. Toivottavasti nyt kuitenkin huomaat, kuinka pivot-taulukot voivat olla tehokas työkalu tietojesi analysoinnissa. Aloittaminen on suhteellisen helppoa, kunhan tietosi on määritetty oikeaan muotoon pöytä. Emmekä voi korostaa tarpeeksi, kuinka tärkeää on tietää, mitä haluat saavuttaa pivot-taulukollasi ennen kuin aloitat.
Toimittajien suositukset
- Käytätkö Officea? Tietokoneesi saattaa olla vaarassa tämän Microsoftin muutoksen vuoksi
- Kuinka suojata Excel-tiedosto salasanalla
