Con Microsoft Excel 2013 y Excel Online, la persona que crea una hoja de cálculo puede compartirla por colaboración. Excel Online tiene opciones básicas para compartir, mientras que Excel 2013 le permite personalizar los permisos de edición dentro de un libro de trabajo, una hoja de trabajo o incluso si las celdas individuales se pueden editar o no.
Usando OneDrive
Credito de imagen: Captura de pantalla cortesía de Microsoft.
Antes de intentar compartir un archivo de Excel con otras personas, primero guárdelo en OneDrive, el servicio gratuito de almacenamiento en la nube de Microsoft. Para guardar un archivo de Excel en su computadora en OneDrive, haga clic en Excel Expediente pestaña, seleccione Guardar como y luego haga clic en OneDrive. Los archivos de Excel de OneDrive se pueden abrir usando Excel 2013 en su escritorio o con Excel en línea, otro servicio gratuito que viene con su cuenta Microsoft.
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Compartir con Excel en línea
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Excel Online ofrece opciones básicas para compartir un libro desde cualquier navegador web. Cuando haces clic en el Cuota botón debajo de la barra de direcciones del navegador, puede enviar el enlace a otras personas usando sus direcciones de correo electrónico y especificar si pueden o no editar el libro de trabajo. Si hace clic en la opción Obtener un enlace, puede crear un enlace para compartir para ver el libro de trabajo y un enlace separado que permite a las personas editar el libro de trabajo.
Una ventaja importante de utilizar Excel Online es que los cambios se guardan automáticamente. Si todos los que colaboran en un libro de trabajo usan Excel Online, pueden trabajar en él juntos, y todos los cambios se muestran en tiempo real.
Compartir con Excel 2013
Excel 2013 es mejor si desea especificar qué se puede y qué no se puede editar. Tenga en cuenta que si está trabajando en un libro en Excel 2013, nadie más puede guardar los cambios hasta que guarde el libro y lo cierre.
Controlar los permisos de uso compartido generales
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Cuando comparte un libro de trabajo con otras personas, elija si pueden editarlo o no. Para compartir el libro de trabajo, haga clic en el Expediente pestaña, seleccione Cuota y luego haga clic en Invitar a la gente. Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona en el Invitar a la gente campo. Haga clic en el Permisos menú de la derecha y seleccione Poder editar o Puedo ver. Puede cambiar estos permisos en cualquier momento haciendo clic con el botón derecho en el nombre de esa persona en esta ventana Compartir.
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Para enviar un vínculo para compartir a un libro de trabajo en su cuenta de OneDrive con los mismos permisos para todos, haga clic en el Expediente pestaña, seleccione Cuota y luego haga clic en Obtenga un enlace para compartir. Para las personas que deberían poder ver el documento pero no editarlo, cree un Ver enlacey enviárselo. Para aquellos que también deberían tener permisos de edición, cree un Editar enlace en lugar de.
Regrese a esta misma pantalla en cualquier momento si desea revocar los enlaces haciendo clic en el Deshabilitar enlace botón.
Controlar los permisos dentro de un libro de trabajo
Paso 1
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Haga clic en el Revisar pestaña y haga clic en el Compartir libro de trabajo en la sección Cambios de la cinta.
Paso 2
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Haga clic en la casilla de verificación para Permitir cambios... en la parte superior de la ventana Compartir libro para permitir que más de una persona edite el archivo de Excel al mismo tiempo. Esto permite la combinación de libros de trabajo.
Propina
Varios usuarios siempre pueden editar un archivo compartido usando Excel Online, incluso si la combinación de libros de trabajo no está habilitada.
Paso 3
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Haga clic en el Avanzado pestaña. Aquí, puede especificar cuánto tiempo se debe guardar el historial de cambios y con qué frecuencia guardar los cambios del archivo. También puede indicarle a Excel que le avise siempre que haya cambios en conflicto entre usuarios para que pueda decidir qué se debe guardar y qué no.
Etapa 4
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Haga clic en el Permitir a los usuarios editar rangosopción en el Revisar cinta para permitir a los usuarios editar las celdas que se han bloqueado en la hoja de trabajo.
Paso 5
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Haga clic en el Proteger hoja icono en el Revisar cinta para permitir o impedir que los usuarios editen partes específicas de la hoja de trabajo, como cambiar fuentes, agregar o eliminar filas o columnas, ordenar datos o cambiar hipervínculos.
Paso 6
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Haga clic en el Proteger el libro de trabajo icono para evitar que alguien cambie su estructura. Los cambios estructurales incluyen agregar o eliminar hojas de trabajo.
Recuperar el control de un libro de trabajo
Paso 1
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Inicie Excel y abra el libro de trabajo compartido. Aparece una notificación que indica que el libro no puede editarse porque otra persona lo tiene abierto. Puede editar el libro de trabajo, pero no puede guardarlo mientras la otra persona lo está editando.
Haga clic en el Notificar cuando esté disponible si desea recibir una notificación cuando esté bien guardar el libro de trabajo.
Paso 2
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Haga clic en el Expediente pestaña y haga clic en Intercambio. Haga clic con el botón derecho en el nombre de la persona y seleccione Puedo ver para bloquearlo de la edición, o seleccione Eliminar usuario para revocar sus permisos.
Paso 3
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Vuelva al Libro de trabajo, que ahora se puede editar de forma gratuita. Los cambios que la otra persona haya realizado recientemente no se guardan. Haga clic en el Ahorrar que aparece en la pantalla si realizó cambios mientras la otra persona aún tenía el libro abierto.
