Може да искате да получите достъп до по-стари имейли, но намирането им не винаги е лесно. Когато Outlook показва само няколко седмици имейли, функцията за автоматично архивиране се нуждае от коригиране. Виждането на тези по-стари имейли във вашите папки прави препратките към тях по-бързо, което е удобно в работна среда. Промяната на настройките за AutoArchive не е трудна и изисква само няколко промени, за да промените изгледа от няколко седмици на месеци или година.
Етап 1
Отворете Outlook и щракнете върху "Инструменти" в лентата с инструменти. Изберете "Опции" от менюто.
Видео на деня
Стъпка 2
Изберете раздела „Други“ и щракнете върху бутона „Автоархивиране“, намиращ се под „Общи“. Това извежда настройките за автоматично архивиране, за да направите вашите промени.
Стъпка 3
Премахнете отметката от „Стартиране на автоматично архивиране на всеки __ дни“, ако не искате да архивирате съобщенията си и искате да видите всяко изпратено съобщение. Ако получите няколко съобщения, това заема голямо количество памет. Всички други опции са сиви и не могат да бъдат променени, ако изберете тази опция.
Стъпка 4
Поставянето на отметка в квадратчето за „Извършване на автоматично архивиране на всеки ___ дни“ ви позволява да правите промени в настройките, което ви позволява да преглеждате повече от три седмици имейли.
Стъпка 5
Поставете отметка в квадратчето за „Архивиране или изтриване на стари елементи“ под заглавието „По време на автоматично архивиране“. Щракнете върху „Показване на папката с архиви в списъка с папки“.
Стъпка 6
Под заглавието „Настройки на папката по подразбиране за архивиране“ отметнете „Изчистване на елементи, по-стари от ___“ и изберете месеци, седмици или дни от падащото меню. Това премества съобщения, по-стари от избраното време в архивната папка.
Стъпка 7
Решете дали искате да изтриете съобщенията или изберете папката, в която да архивирате по-старите съобщения. Щракнете върху "OK", за да потвърдите менюто "AutoArchive", и след това "OK", за да потвърдите избора си в менюто "Options".
Бакшиш
Ако настройките за автоматично архивиране показват, че повече от три седмици трябва да се показват в списъка със съобщения, премахнете или намалете размера на екрана за четене, за да видите скритите съобщения. Ако екранът за четене скрива съобщения, ще видите и лента за превъртане вдясно.
Внимание
Правилата за имейл на вашия офис може да позволяват видимостта на имейлите само за три седмици. Консултирайте се с вашия мрежов администратор, за да се уверите, че това е така, тъй като фирмената политика отменя личните настройки за автоматично архивиране.
